特定技能外国人を採用する際の流れとかかる費用を解説

特定技能制度とは、国内産業の人手不足解消のため、一定の専門性や技能を持つ外国人を受け入れる制度です。
言葉を聞いたことはあっても、制度の詳細まではご存じない方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、どのような流れで特定技能外国人を採用するのかを解説します。
特定技能外国人を受け入れる企業が準備する必要のある費用も紹介するので、これから受け入れ体制を整えようとお考えの企業さまは、ぜひ参考になさってください。

特定技能・外国人採用に関するお役立ち資料はこちら

特定技能とは

特定技能は、国内で人手不足とされている特定産業分野（12分野）で、即戦力となる外国人の就労を可能とする、2019年4月に新設された在留資格です。
 
従来の在留資格である「技能実習」をもとに、要件が見直されています。
特定技能には「特定技能1号」「特定技能2号」の2種類があり、いずれも細かく定められている要件をすべて満たさなければ取得できません。
 
また、特定産業分野である12分野で就労可能な在留資格を有している外国人のことを、特定技能外国人といいます。
 
以下の表に、特定産業分野に該当する12分野をまとめました。
 
【特定産業分野（12分野）】

特定技能1号は上記の12分野、2号には介護以外の11分野が指定されています。

関連記事：特定技能は12分野14業種！職種一覧について

登録支援機関について

特定技能制度では、外国人の受け入れを行っている会社や個人事業主を、特定技能所属機関（受け入れ機関）といいます。
主に特定技能外国人に対して、日常生活や業務を円滑に進められるように「支援計画」を作成、その後支援することが義務付けられています。
登録支援機関は、その支援を特定技能所属機関に代わって行える機関です。
 
特定技能所属機関が行うべき支援は多岐にわたり、専門的な内容も含まれることから、すべてを補いきれない際に、委託先として代わりに支援するのが登録支援機関の役割です。

関連記事：登録支援機関とは？特定技能制度における支援内容や役割、選び方を解説

特定技能外国人の受け入れ要件

特定技能外国人の受け入れを希望する企業は、企業自体の基準だけでなく、雇用契約と支援体制を含む3つの基準を満たす必要があります。
 
出入国在留管理庁が公表した「特定技能外国人受入れに関する運用要領」に記載されている、受け入れ企業が満たすべき3つの基準を、以下の表にまとめました。
 
【受け入れ企業が満たすべき3つの基準】

受け入れ要件のなかにも、上記のようにさまざまな基準が設けられています。
業種によってその基準が異なる場合もあるので、事前に確認しておきましょう。
自社内で対応するのが難しいのであれば、対応を委託できる登録支援機関の利用をご検討ください。
 
なお、直近2年間で特定技能外国人を受け入れた実績がない場合や、支援を実施できるリソースが社内にない企業は、必然的に登録支援機関を利用しなければなりません。
 
参照元：出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」

関連記事：特定技能外国人の受入れ機関「特定技能所属機関」になるための要件

特定技能外国人の採用までにやることリスト

特定技能外国人の雇用にあたって、企業は受け入れ体制を整える必要があります。
受け入れ企業が具体的にやることを、アクション順に以下の表にまとめましたので、ご参考ください。

【特定技能外国人を採用するまでにやること】

なお、登録支援機関を利用すれば、これらの項目の多くは委託することができます。
特定技能外国人の採用にあたっての流れとともに、登録支援機関に委託できる項目を後述にて詳しく説明します。

【関連記事】
特定技能外国人を雇用する場合は保険の加入も必要？任意保険も確認
​​​​「特定技能協議会」の活動内容・目的・加入方法と問い合わせ先

特定技能外国人の採用までの流れ

特定技能外国人の採用には、以下の6つのステップを踏む必要があります。
 
なお、採用後も、在留資格の申請から書類作成まで、さまざまな手続きが必要となり、実際に就労できるまでには4～6か月ほどかかります。
想定していたタイミングでの就労が間に合わない可能性もあるので、特定技能外国人を雇用するのであれば、早めの動き出しを意識しましょう。

ステップ① 受け入れ要件の確認

大前提として、特定技能外国人を採用するには、特定技能の受け入れ要件を満たしていなければなりません。
特定技能外国人を受け入れられるのは、冒頭でご説明した特定12分野（14業種）に限られています。
 
また、特定分野に該当していたとしても、納税義務の履行や、1年以内に特定技能外国人の解雇者や行方不明者を発生させていないなど、細かい要件が課せられます。

ステップ② 人材募集・面接

受け入れ要件を満たしていたら、特定技能外国人の採用に向けて人材募集を始めましょう。
ひと口に外国人とは言っても、在住している場所が国内なのか国外なのかによって、募集の手続きが異なります。
 
また、特定技能外国人の採用には、「試験に合格した人材を採用する」「技能実習2号を修了した人材を採用する」という2つのルートがあります。
初めての採用であれば、登録支援機関の役割も兼ねている人材紹介会社が運営する紹介サービスを利用するのがおすすめです。

ステップ③ 雇用契約を結ぶ

採用したい人材が見つかれば、次は特定技能雇用契約の締結です。
 
特定技能外国人の採用では、雇用契約を結ぶ際に気をつけなければならないポイントが複数あります。
それは、雇用契約を「特定技能雇用契約及び特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令」の第一条に基づいて作成することです。
さらに、内定者が理解できる言語と日本語をセットで表記するのも、大切なポイントの一つです。
 
これらの注意点をもとに作成した特定技能雇用契約書は、在留資格申請時に出国在留管理庁へ写しを提出しなければなりません。
不備があれば、在留許可が下りないケースがある点には留意してください。
 
参照元：e-GOV法令検索「特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令（平成三十一年法務省令第五号）」

ステップ④ 支援計画を策定する

後述する在留資格申請の際に、具体的な支援内容を支援計画書に記述する必要があるので、雇用契約を締結したあとに、支援計画を策定します。
 
具体的な支援内容は、以下の通りです。
 
【支援計画に記載する支援内容】

このように、特定技能外国人の受け入れ企業は、外国人が安定して働けるように、仕事面はもちろん生活面まで全面支援します。
 
なお、特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託するのであれば、必要な作業は、登録支援機関から指示される書類作成や情報提供のみです。
受け入れ企業が、自ら手続きを行うことはありませんので、自社の工数を削減したい企業さまにはおすすめです。

【関連記事】
特定技能外国人採用時は住居の支援が必須！居室の基準・ルールとは？
特定技能外国人は転職できる？自社で長期就労してもらうポイント

ステップ⑤在留資格申請を行う

雇用契約締結後、支援計画の策定まで完了すれば、必要な書類を揃えたうえで特定技能の在留資格の申請へと移ります。
在留資格の申請には「外国人本人の書類」「受け入れ企業の書類」「分野の書類」の3種類が必要です。
 
それぞれの詳細を、出入国在留管理庁が公開している『「特定技能1号」に係る提出書類一覧表（在留資格認定証明書交付申請用）』をもとに、以下の表にまとめました。

【外国人本人の書類の詳細】

【受け入れ企業の書類の詳細】

なお「分野の書類」に関しては、該当の分野に関する技能検定の合格証明書の写しや、特定技能外国人の受け入れに関する誓約書、事業所の概要書などが必要です。
分野や条件ごとに必要な書類が大きく異なるので、詳細は出入国在留管理庁のWebサイトをご覧ください。
 
このように、在留資格の申請には、膨大な書類の準備が必要です。
受け入れの回数に応じて、準備する書類の内容も異なります。
 
登録支援機関に委託する場合は、受け入れ企業側でこのような煩雑な手続きは不要です。
登録支援機関から指示される書類や情報の提供さえ行えば、あとは手続きを代行してもらえます。
 
参照元：出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」」

ステップ⑥就業開始

在留資格の取得や変更が完了すれば、いよいよ就業の受け入れを始めることができます。
 
就業するにあたって、労働者自身に引っ越しや住居の手配が必要であれば、別途支援を実施します。
雇用契約書で結んだ待遇を行うのはもちろんのこと、ハローワークや出入国管理庁などへの届け出も忘れないように気をつけてください。

雇用後の届け出・手続き

特定技能外国人の採用は、採用するまでの準備にも書類が必要ですが、実は雇用後の手続きにも、書類が必要です。
 
なお、以下で紹介する手続きは、登録支援機関に委託すれば、受け入れ企業側で対応する必要はありません。

外国人雇用状況届出

特定技能にかかわらず、外国人を労働者として新たに雇い入れた際、退職時には、外国人雇用状況届出を作成します。
 
指定されている様式に必要事項を記載したうえで、管轄のハローワークに提出します。
なお、厚生労働省の公開している外国人雇用状況届出システムを利用すれば、オンラインでの届け出も可能です。

四半期ごとに報告が義務付けられている書類

特定技能外国人の雇用においては、四半期ごとに報告が義務付けられている書類が複数あります。
四半期ごとに提出する書類は、以下の3点です。
 
【四半期ごとに提出する書類】

また、特定技能外国人を受け入れたあとは、支援計画に記載した通り、四半期ごとに定期面談を実施します。
定期面談の内容を報告書に取りまとめたうえで、管轄の地方出入国在留管理庁に提出する必要があります。

変更事由発生時に報告が義務付けられている書類

在学資格の申請時に届け出ていた情報に変更があれば、管轄地方の地域在留管理局へ随時提出する必要があります。
引っ越しで住居の変更が発生する場合などがその例です。
 
登録情報の変更がある際は、以下の書類を提出します。
 
【変更事由発生時に必要な書類】

詳しくは、出入国在留管理庁の公式サイトで公開されている「随時届出」を参考になさってください。
 
参照元：出入国在留管理庁「届出手続」

関連記事：特定技能外国人の採用に関わる届出の種類と分野別の手続き

特定技能外国人を採用するにあたっての注意

特定技能外国人の採用にあたっては、以下で紹介する2つの注意点を押さえておきましょう。

特定技能評価試験と日本語能力試験に合格しているか確認しておく

特定技能外国人として日本で就労するには、特定技能評価試験と日本語能力試験の2つの試験に合格している必要があります。
 
特定技能評価試験は、12分野ごとに実施されており、ペーパーテストをメインとしている分野がほとんどです。
一部の分野では、実技試験を実施しているケースもあります。
 
日本語能力試験では、「日本語能力試験（N4以上）」あるいは「国際交流基金基礎テスト（A2以上）」のいずれかに合格しなければなりません。
なお、本試験は国内だけでなく、国外でも受けることができます。
 
特定技能外国人を採用する際は、上記2つの試験に合格しているかどうかを確認するために、合格証書を必ず提出してもらいましょう。

関連記事：特定技能を取得するための試験とは？試験内容を詳しく解説

協議会に必ず入会する

特定技能外国人の受け入れ企業は、分野所管省構成員が設置した協議会の構成員に加入しなければなりません。
日本の深刻な人材不足を補うために始まった特定技能制度を、正しく運営しながらも特定技能外国人を保護する役割を果たすのが「協議会」です。
 
協議会は、分野ごとに設置されているので、どの分野が特定技能外国人をどのくらいの人数受け入れているのかを把握することができるのです。
これにより、各分野の人手不足を正確に把握し、スムーズに人員を補充できるようになっています。
 
なお、協議会への加入に関わる手続きは、登録支援機関に委託することも可能です。
初めて特定技能外国人を受け入れる企業さまは、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事：「特定技能協議会」の活動内容・目的・加入方法と問い合わせ先

特定技能外国人の採用パターン

特定技能外国人を受け入れる場合、4つの採用パターンがあります。
以下に、具体的な内訳をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
 
【特定技能外国人の採用パターン】

同じ国内に在住していたとしても、試験が必要なケースがあったり、逆に国外の在住でも試験が不要なケースがあったりなど、受け入れるまでの流れが異なります。

なお、技能実習から特定技能へ移行する場合、職種と仕事内容に関連性が認められれば試験は免除となります。
業種が違う場合は、日本語試験は免除となりますが、特定技能評価試験の合格は必要となります。
※介護の場合は、介護日本語評価試験の合格も必要

特定技能外国人を採用される企業さまは、外国人それぞれの状況によって採用パターンが変わってくることを念頭に置いて、受け入れ体制を整えましょう。

特定技能外国人を採用する費用

特定技能外国人を雇用するにあたって、登録支援機関などの外部機関に委託する場合、さまざまな費用が発生します。
受け入れをご検討の企業さまは、「採用にかかる費用」「在留資格取得にかかる費用」「事前ガイダンスにかかる費用」「特定技能外国人に支払う費用」の、大きく4つが必要です。
 
特定技能外国人を採用する場合に利用する機関によって必要な費用は異なるものの、１人あたり年収の20～30％、あるいは固定で10万～30万円の手数料が目安になります。
 
在留資格取得は準備する書類が膨大であるため、専門知識を有する行政書士や登録支援機関を利用する企業がほとんどです。
委託せずに自社で対応することも可能ですが、専門知識を持つ人材が在籍していない場合は、かなりハードルが高いです。
 
特定技能外国人の支援内容には、事前ガイダンスや生活オリエンテーションが含まれています。
いずれも、法令で定められている内容を、所定時間を守ったうえで外国人が理解できる言語で実施しなければなりません。
特定技能外国人本人には、海外から来日する場合の渡航費用や住居の準備費用、就労後の給与や福利厚生などの費用も発生します。
 
なお、特定技能外国人の採用において、義務的支援とされる費用はすべて企業側の負担となり、外国人に負担させることはできません。
ただし例外として、最後にご紹介した、渡航費用や住居の準備費用などは、本人負担でも問題ないとされています。
 
このように、さまざまな費用が必要となるので、特定技能外国人の雇用を検討する場合には、外部機関への委託に要する費用を事前に確認しておくことをおすすめします。

関連記事：特定技能外国人受け入れにかかる費用相場とコストダウンのポイント

特定技能外国人を採用する方法

特定技能外国人の採用の流れや、必要な費用などは理解したものの、具体的にどのような採用方法があるのかは押さえておきたいですよね。

最後に、主だった採用方法を3つご紹介します。

方法① 人材紹介会社に依頼する

特定技能外国人を雇用するにあたっての委託先として、多くの企業が検討する方法が、人材紹介会社や登録支援機関の利用です。
 
特定技能制度が設けられた2019年から、外国人の人材紹介サービスは年々増加傾向にあります。
これらの委託先は、自社の希望条件を伝えるだけで、希望に合う候補者を探してくれるので、自社で人材を募集するケースと比べて、工数がかからないのが大きなメリットです。
また、料金体系は成果報酬型であることが大半であり、採用の決定、あるいは入社のタイミングで紹介費用を支払います。
 
特定外国人の紹介サービスを運営している人材紹介会社の多くは、登録支援機関として活動しているので、外国人の紹介後のサポートも受けられます。

方法② 求人広告メディアを活用する

インターネットが主流になりつつある近年では、外国人とのマッチングを支援する人材紹介会社が増える一方、外国人に特化した求人広告メディアも多数登場しています。
求人広告メディアを活用すれば、国内に在住している外国人に向けたアプローチが可能です。
 
一方で、外国人に向けた求人原稿の作成および、母国語の翻訳、さらに応募があるたびに対応が必要になる点など、自社で対応しなければならない工数が増えるのは避けられません。
この点、比較的専門性の高い求人メディアであれば、特定技能外国人の採用に関わる詳細な情報を解説してもらえるので、初めての企業さまはご利用を検討されてはいかがですか。

方法③ スカウトサイトを活用する

特定技能外国人の採用では、人材紹介サービスや求人メディアに登録した外国人に、企業側から勧誘できるスカウトサイトの利用も有効です。
 
スカウト機能が充実している求人メディアを活用すると、膨大な登録者のなかから、日本語のレベルや国籍などで、条件を絞って検索することもできます。
より自社が求める条件に合う人材を採用できるので、就労後の認識のズレを避ける方法として利用するのも手です。
 
なお、スカウトサイトに登録している外国人は、即戦力候補となる方も多数なので、就労後の育成にかかるコストを極力削減したい企業さまにも適しています。

方法④ SNSを活用する

特定技能外国人を自社採用する場合は、SNSの活用も効果的です。
アジア圏では、Facebookの活用率が非常に高く、日本人がLINEで連絡を取るように、Facebookを活用したやりとりがスタンダードのケースが多いです。

ネット検索で求人を探すというよりは、SNSの中で発信されている情報をキャッチしたり、コミュニティに属して情報収集をします。

採用したい国籍の言語で発信ができることがベストですが、日本語のみの発信でも一定の効果を得ることができるでしょう。

外国人の採用実績がすでにある場合は、自社採用の挑戦としてFacebook、instagram、TikTokの活用を視野に入れてみることをおすすめします。

特定技能外国人の採用に必要な6つのステップは、委託すれば手間を省ける

いかがでしたでしょうか？
 
人手不足が叫ばれる日本では、即戦力として就労可能な特定技能外国人の雇用に多くの企業が力を入れています。
特定技能外国人の採用には、6つのステップを踏まなければなりませんが、人材紹介サービスや登録支援機関などに委託することも可能です。
 
特に初めての採用の場合は、必要な書類を揃えるだけでも大変で、かなりの工数を要します。
 
スタッフ満足では人材紹介から、手間のかかる手続きや採用後の特定技能外国人への対応まで、採用に関わるすべての業務を登録支援機関として引き受けることができます。
特定技能外国人の採用をご検討の企業さまは、お気軽にお問い合わせください。