登録支援機関とは？特定技能制度における支援内容や役割、選び方を解説

登録支援機関に業務を委託すれば、 特定技能外国人 の採用に関わる煩雑な業務への手間は激減する反面、毎月コストがかかります。

コストがかかる以上「自社内で対応すれば良い」という声があがるのは必然で、責任者や担当の立場からすると悩ましいところです。

ですが、特定技能外国人の採用・就業を進めていくのであれば、できる限り登録支援機関へ業務委託することをオススメします。

その理由を、本記事では詳しく解説していきます！

登録支援機関とは？

登録支援機関とは、特定技能外国人を受け入れる企業（施設）に代わり、「支援計画の実施・作成」「地方出入国在留管理局への対応」などを実施する機関のことです。

登録支援機関は、民間企業や行政書士など、団体でも個人でも登録することができますが、一定の要件を満たさなければ登録することができません。

登録支援機関の役割

登録支援機関は、特定技能外国人に円滑に働いてもらうためのプロです。

本来は、特定技能外国人に対し、受け入れ企業（施設）が支援計画を作成して実施する必要があります。

しかし、 「人手が足りない」「採用予定の特定技能者と円滑にコミュニケーションが取れない」「現地でのライフラインを整えることが困難」など、さまざまな理由から受入れ施設での支援がむずかしい場合が多いです。

このような受け入れ施設に対し、 登録支援機関が支援業務の全部または一部をサポートする役割を担っております。

登録支援機関はどのくらいある？

出入国在留管理庁によると、2024年2月29日時点で登録支援機関の数は9,545件です。
このデータは随時更新されています。

以下で登録支援機関の数と登録簿を確認可能です。
参考： 出入国在留管理庁：登録支援機関

登録支援機関に 委託するかどうかの判断基準

「無駄な費用はかけたくないし自社で何とかなるんじゃないか？」というお声もたくさんいただきます。

特定技能で外国人介護士を受け入れる場合は、現制度で1人あたり最長5年間です。

その間の、 生活支援、母国語でのコミュニケーション、地方出入国在留管理局への定期報告、諸々の書類作成などが、継続的に実施できるかどうかで、判断をするのが良いでしょう。

特定技能外国人を受け入れる場合の具体的な支援業務は下記にまとめましたので、イメージが湧かない場合は、業務内容を見て判断するのもアリです。

委託先の選定にあたっては、「登録支援機関の選び方と判断基準」が参考になります。

特定技能外国人への義務的支援10項目

特定技能外国人に対しては、10項目の義務的支援が必要です。

基本的には継続的な支援になりますので、これらの業務に割く人的コストがあるかを判断して、自社対応か登録支援機関への業務委託かを決めるのが望ましいです。

これら10項目の義務的支援について詳しくみていきましょう。
※画像は在留資格「特定技能」についてを参照

事前ガイダンス

特定技能外国人に対して、労働条件などさまざまな事前ガイダンスをする必要があります。

これらの項目は、特定技能外国人が理解できる内容でなければいけません。
そのため、母国語でのコミュニケーションを取る必要性も大いにあります。

関連記事： 特定技能外国人「事前ガイダンス」の内容・時間がまるわかり！

出入国する際の送迎

特定技能外国人を受け入れる事業所側には、送迎業務が必須となります。

送迎業務の義務は、出入国する際にのみ発生し、入国する際の空港や港から、勤務先の事業所や生活する住居が対象になっております。

ただし、本人が一時帰国する場合などについては、送迎の義務はありません。

住居確保・生活に必要な契約支援

特定技能外国人の方の住居を探したり、必要なインフラを整備する義務がございます。

受け入れ事業所や、登録支援機関が寮を所有している場合は、手続きがスムーズに進むことが多いです。

寮の手配が難しい場合は、生活できる物件を探すところから始めないといけませんので、対応する項目が1つ増えることとなります。

関連記事： 特定技能外国人採用時は住居の支援が必須！居室の基準・ルールとは？

生活オリエンテーション

事前ガイダンスと同じく、生活オリエンテーションについても、特定技能外国人が理解できる言語で説明をする必要があります。

生活オリエンテーションとは、日本で日常生活を送るうえでのルールやマナー、必要最低限の手続きなど多岐にわたります。

関連記事： 【特定技能】生活オリエンテーションとは？説明内容を解説

公的手続き等への同行

特定技能外国人が公的手続きに困っている場合には、必要に応じて手続きの補助を行う必要があります。

日本語学習の機会の提供

受け入れ事業所側は、特定技能外国人に対して日本語学習の機会を提供する必要があります。

提供する必要があるのは、下記いずれかの内容です。

関連記事： 外国人労働者に対する日本語教育の重要性と効果的な日本語教育の方法

相談・苦情への対応

特定技能外国人の方に、長く安心して働いてもらうために、相談や苦情を相談できる場所を作ってあげるというのはとても大事な点です。

特に、 特定技能外国人の母国語でのコミュニケーションが取れることが望ましいです。

これは、日本語ではうまく考えを伝えられず、正確な意思疎通が困難なことがあるためです。

また、仕事上の相談だけでなく、生活上の相談事にも対応できる必要があるので、休日などでも対応できる環境づくりが大切です。

日本人との交流促進

こちらは義務として、日本人と交流する機会の場を提供する必要がございます。

転職支援（人員整理等の場合）

会社都合で特定技能外国人との雇用契約を解消する場合は、転職支援を実施する義務があります。

次の就職先を探したり、推薦状を書いたり、有給休暇の付与や行政手続きなど、次の就業先が決まるようサポートが必要です。

定期的な面談・行政機関への通報

特定技能外国人を受け入れた場合は、定期面談が義務となっており、面談内容を行政機関へ報告する必要もあります。

法律上、違反が認められた場合はその内容についても報告の義務がありますので、日ごろからコミュニケーションを取っておくのも大事です。

特定技能外国人への任意的支援

義務的支援にあげた10項目の中に、受け入れ企業側の任意でサポートするかしないかを判断できる項目があります。

義務的支援を行う中で、付随的に発生してしまうものも中には含まれるので、明確に線引きをする必要はありません。

登録支援機関に委託するメリット

費用をかけてでも登録支援機関に委託するメリットはいろいろあります。
中でも代表的なメリットを3つ紹介します。

支援業務に割く時間と労力を減らせる

外国人に対して必要な支援業務は非常に幅広く、自社ですべて対応しようと考えると時間も労力もかかってしまいますが、登録支援機関に委託することによりこれらを抑えることが可能です。
社内のリソースを割く必要がなくなることから、本当に必要な業務に人員を宛てられるようになるでしょう。

特定技能外国人を採用するのは人手不足に悩んでいる企業なので、この点は大きなメリットといえます。

安心・安全に特定技能外国人の雇用を続けられる

一度採用した特定技能外国人は無条件で雇用し続けられるものではありません。
もし、企業からの支援が不十分であると判断された場合には、特定技能外国人の雇用を続けることができなくなる可能性があります。
 
自社で努力して支援しているつもりでもノウハウ不足や人手不足など、さまざまな理由で対応が難しくなることは珍しくありません。
特定技能外国人の雇用を安心・安全に続けるためにも登録支援機関のサポートを受けると良いでしょう。

転職されるリスクを軽減できる

特定技能外国人を雇用するにあたり、注意しておきたいのが他社に転職されてしまうリスクがあることです。
 
外国人が転職を考える大きな理由として、会社への不満が挙げられます。
十分な支援ができていない場合は大きな不満につながりやすいので、転職されてしまうリスクを抑えるためにも登録支援機関に委託するのがおすすめです。

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登録支援機関の選び方

登録支援機関としてライセンス登録されているかで選ぶ

大前提ともいえることではありますが、選択する登録支援機関はライセンス登録されているところでなければなりません。
登録支援機関は、国から認定を受けることによって特定技能外国人材の受入れに関する支援などが行えるようになります。
 
自社が利用を検討している登録支援機関はライセンス登録を受けているのか、出入国在留管理庁のホームページで確認しておきましょう。

参考： 出入国在留管理庁：登録支援機関

サポート可能な言語や国籍で選ぶ

採用した特定技能外国人が得意とする言語で、コミュニケーションが対応可能な登録支援機関を選びましょう。

円滑なコミュニケーションをとるためには、言語は重要なポイントです。

また、外国籍のコーディネーターが在籍している登録支援機関もありますので、そういったところを選べたらベストです。

業務委託費用で選ぶ

業務委託費用は毎月かかるものです。

登録支援機関によって、定額料金のところもあれば、 対応業務によっては追加料金になるところなど、費用はさまざまです。

関連記事： 特定技能外国人受け入れにかかる費用相場とコストダウンのポイント

登録支援機関の業種で選ぶ

特定技能外国人の人材の提案から、就業中のフォローまで一気通貫でお願いしようとしている場合は、登録支援機関として登録がある人材紹介会社を選ぶのがおすすめです。

人材紹介はA社、登録支援機関はB社にするよりも、トータルコストを抑える交渉もしやすいです。

ただし、登録支援機関は行政書士などの個人でも登録が可能ですので、人材会社はA社、登録支援機関はもともと付き合いのある行政書士Cさんなど、すでにお付き合いなどがある場合はその限りではありません。

ですが、採用予定の特定技能外国人の国籍によっては、コミュニケーションの面でそもそも対応が難しい場合も想定しておきましょう。

登録支援機関の所在地で選ぶ

必要に応じて現地まで足を運んでほしい場合は、登録支援機関の所在地にも気を付けておきましょう。

たとえば、人材の紹介も同時にお願いする可能性がある場合は、地域をわかっている方が何かと融通が利くでしょう。

受け入れ分野の協議会に加入しているかで選ぶ

特定技能制度では、各分野で協議会への加入を義務付けています。
また、外食業分野、飲食料品製造業分野、宿泊分野など、分野によっては各種支援を行う登録支援機関の加入を定めているものもあります。
そのため、登録支援機関にも協議会の加入を義務付けている分野で外国人を採用しようと考えているのであれば、協議会に加入済み登録支援機関を選ぶと良いでしょう。
 
介護分野、建設分野など一部の分野では協議会への加入は必須ではありませんが、事前に確認しておくことをおすすめします。

関連記事： 「特定技能協議会」の活動内容・目的・加入方法と問い合わせ先

連絡に対してスピード感と柔軟性があるかで選ぶ

登録支援機関と契約をした後は、さまざまなサポートが受けられます。
ですが、支援して欲しいときに連絡が取れなかったり、対応を依頼した際に時間がかかってしまったりする登録支援機関があるのも事実です。
 
特に初めて外国人を採用・雇用する場合は、わからないことがたくさんあるでしょう。
連絡に対し、どの程度のスピード感をもって対応してくれるのか、柔軟性はあるかなどで選ぶのもおすすめです。

支援実績があるかで選ぶ

これまでの支援実績も確認しておきたいポイントです。
中には登録支援機関として登録済みであるものの、1人も支援をしたことがない機関もあります。
 
やはり、実績豊富なところを選択しておいた方が良いでしょう。
慣れていない登録支援機関を選択すると各種手続きに時間がかかってしまうことも十分に考えられます。

スタッフ満足の支援実績はこちら

人材紹介から一括して対応できるかで選ぶ

人材紹介が受けられるかも含めて考えましょう。
外国人に対する支援は依頼できるものの、紹介が受けられないとなると、別の機関に相談しなければならず、手間がかかります。
可能であれば 紹介から細やかな支援までワンストップで対応可能な登録支援機関を選ぶのがおすすめです。
 
スタッフ満足では、特定技能外国人の採用から支援・育成まで一括してお任せいただけます。
外国人採用にお困りの方は、ぜひご相談ください。

登録支援機関の費用相場

登録支援機関に委託する場合の費用は、月額が設定されているケースがほとんどです。
特定技能外国人1人あたりの定額制で設定されている場合が一般的です。

出入国在留管理庁が令和4年に調査した結果によると、特定技能外国人一人当たりの月額支援委託料の平均額は28,386円でした。

また、全体では30,000円以下が約90％を占めています。
構成比として最も多いのは、20,000円超～25,000円以下のゾーンでした。（※）
月額料金の範囲内にどの程度の支援内容が含まれているのか確認しておきましょう。

参考：出入国在留管理庁：技能実習制度及び特定技能制度の現状について[PDF]

一部の支援のみを依頼したり、月額料金の範囲に含まれていない支援を依頼したりする場合は、支援項目別に費用がかかることになります。

主な支援項目と費用の目安は以下の通りです。

1回あたりの費用で、どこまでの対応が含まれるかを事前に確認することが大切です。

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受け入れ施設（特定技能所属機関）の注意点

受け入れ施設・事業所が注意したい点としては、法令の遵守です。

下記のような、特定技能外国人に対して不利な内容で働かせることは決してあってはなりません。

受け入れ施設側が、法令を遵守していない場合は、特定技能外国人が辞めてしまい結局のところ人手不足に陥ります。

また、労働や社会保険、税金関係の法令はもちろんのこと、 特定技能外国人に対して適切なサポートが提供できていないと判断された場合、特定技能所属機関としての登録が無効になるなど、ひどい場合は行政処分が下ることも可能性としてはあります。

知らぬうちに、必要な支援を怠っていたとならないよう、制度の定期的な確認も必要です。

登録支援業務を内製化する場合は？

まず、 特定技能外国人への支援やサポートを行う支援責任者を任命します。

それから、特定技能外国人の受け入れ施設は「 特定技能所属機関」と呼ばれ、出入国在留管理庁に対して、定期的または随時、各種届出をしなければなりません。

各種届出を行ったうえで、

これら大きく3つのことが求められます。

支援業務を内製化する場合は、特定技能の制度を理解し、煩雑な事務手続きなどを実施できる体制を企業側で整える必要があるので、ハードルはやや高めでしょう。

自社支援と支援委託の比較

特定技能外国人の受け入れでは、自社支援と登録支援機関への委託を選択できます。
ただし、企業の状況やリソースに応じて、慎重に検討しなければいけません。

それぞれの特徴は、以下のとおりです。

自社支援は社内ですべての支援業務を完結させるため、コスト削減や迅速な対応ができる点がメリットです。
しかし、その分だけ準備や運営に多くのリソースを割かなければならず、初めて外国人材を受け入れる企業には難易度が高い場合があります。
 
登録支援機関への委託は、スムーズな運営が期待できるのがメリットです。
ただし、費用負担が増加し、自社での柔軟な対応が難しくなる可能性があります。

長く付き合える登録支援機関を選ぼう

登録支援機関は、受け入れ施設と一体となって特定技能外国人のサポートをしていきます。

付き合いが長くなるほど、施設内の内情を知ってもらい、手間なくサポートしてもらいやすくなります。

特定技能外国人が安心して就業ができるように、実績のある登録支援機関を選びましょう。