特定技能外国人の義務的支援とは？｜自社対応・外部委託どちらがおすすめか

特定技能1号の外国人を雇用する場合、受け入れ企業として、一定の支援を提供しなければなりません。
この「義務的支援」について、具体的にどのようなサポートを提供すればいいのか分からず困っている方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、特定技能の義務的支援について、詳しく解説します。
支援は自社で対応すべきか、外部委託すべきかも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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特定技能の「義務的支援」とは？

1号特定技能外国人を受け入れる企業は、その外国人人材が安定的かつスムーズに業務にあたれるよう、職業生活・日常生活・社会生活上の支援を提供しなければならないとされています。
これが特定技能制度における「義務的支援」です。

これは努力義務ではなく、必須義務であるため、1号特定技能外国人を受け入れる場合は必ず支援提供の準備をしておかなければなりません。

参考： 出入国在留管理庁｜1号特定技能外国人支援・登録支援機関について

義務的支援の対象となる外国人

義務的支援の対象となるのは、すべての分野・業種における1号特定技能外国人です。
介護・外食・宿泊など、どの特定産業分野で外国人を受け入れるとしても、必ず支援義務が発生します。
なお、特定技能2号の在留資格で就労する外国人に対しては、義務的支援を提供する必要はありません。
また、支援の実施義務は、登録支援機関に委託するかどうかに関わらず発生します。
自社で支援するにしても、登録支援機関に全部・一部の支援を委託するにしても、最終的な責任は受け入れ企業にあるということです。

そのため1号特定技能外国人を採用する場合、必ず義務的支援について理解しておかなければなりません。

受入企業が行う「義務的支援10項目」一覧

義務的支援の内訳は、次の10項目です。
来日直後に提供するだけの支援もあれば、長期にわたって提供し続けなければならない支援もあります。

それぞれの支援内容について、さらに詳しく見ていきましょう。

1.事前ガイダンス

特定技能外国人が、業務内容や日本での生活について正しく理解し、安心して来日できるようにするための支援が「事前ガイダンス」です。

ガイダンス方法については対面のみならず、オンラインツールの活用も認められています。

主なガイダンス内容は次のとおりです。

• 雇用契約の労働条件（賃金、労働時間など）

• 従事する業務の内容

• 入国手続きの流れ・注意点

• 保証金徴収や違約金契約の有無の確認

• 義務的支援の内容

• 義務的支援に要する費用は企業側が負担すること

• 相談窓口の連絡先（支援担当者の氏名と連絡先）

このように事前ガイダンスの項目には、雇用契約の締結前に把握したほうがいい情報が含まれています。
このため事前ガイダンスは、雇用契約の締結前に実施するのが望ましいでしょう。
ただし、新規入国の場合は在留資格認定証明書の交付の申請前、既に日本にいる場合は在留資格変更許可申請前にガイダンスを実施すれば、義務を満たしたことにはなります。

なお、1号特定技能外国人が十分に理解できる言語でガイダンスする必要があるため、必要に応じて通訳を手配しましょう。

また、情報提供する内容が多岐にわたるため、ガイダンス時間は3時間程度が目安とされています。

2.出入国する際の送迎

1号特定技能外国人の出入国の際は、受け入れ企業が送迎しなければなりません。
入国時の送迎については、事業所または住居まで送迎します。
到着後、スムーズに日本での生活をスタートできるよう、住居についても用意しておきましょう。

出国（帰国）する際は、空港や港まで送迎します。
保安検査場の前まで同行し、入場まで確認しなければならない点は覚えておきましょう。
単に送迎するだけではなく、確実に出国手続きを進めるまで見届ける義務があるということです。

また、送迎にかかる実費（外国人本人と同行者の交通費・ガソリン代など）は受け入れ企業が負担し、外国人本人に請求してはなりません。

なお、一時帰国の際の出入国については、送迎義務の対象外です。

3.住居確保・生活に必要な契約支援

外国人本人が来日直後に自分で住居を用意することは、保証人などの観点から考えて現実的ではありません。
また、日本での暮らしをスタートさせるためには、電気・ガス・水道・スマートフォンなどライフラインの契約手続きも必要ですが、これらも外国人本人が自力で対応するのは大きな負担となるでしょう。
そのため受け入れ企業には、住居確保・生活に必要な契約の支援も義務付けられています。

住居確保の支援の例としては、次のような項目が挙げられます。

• 社宅や寮を提供する

• 賃貸物件探しを手伝う

• 企業として賃貸契約時の連帯保証人になる

なお、外国人の居室については、1人当たり7.5㎡以上の広さを確保するよう定められているため、住居探しの際は注意してください。

一方、生活に必要な契約支援としては、次のような例が挙げられます。

• 銀行口座の開設手続き

• 電気・ガス・水道などの契約手続き

• スマートフォンの契約手続き

いずれも書類作成の補助、窓口への同行などを通じ、確実に契約できるようサポートしましょう。

4.生活オリエンテーション

外国人が日本で社会生活を営めるよう、日本ならではのルールやマナー、その他生活に必要な情報をレクチャーするのが、生活オリエンテーションです。
情報提供しなければならない項目として、次の9つが定められています。

5.公的手続等への同行

外国人が日本で生活する際は、さまざまな公的手続きが必要になります。
しかし言語の壁もある外国人が、一人で手続きすることは難しいケースも多いため、受け入れ企業には手続きへの同行・書類作成の補助が義務付けられています。
主な支援内容は次のとおりです。

• 市区町村役場での住居地の届出手続きへの同行

• 市区町村役場でのマイナンバーカードの申請

• 社会保障に関する手続きの同行

• 税金に関する手続きの同行

• 書類作成の補助

なお、基本的に特定技能外国人が納付する社会保険料・税金は、受け入れ企業が源泉徴収したうえで納付します。
この源泉徴収制度が一般的でない国もあるため、なぜ給与から控除されるのかも伝えておくべきでしょう。

6.日本語学習の機会の提供

日本語を学習する機会の提供については、下記いずれかの方法のうち、1号特定技能外国人の希望に基づいて支援します。

• 就労・生活地域の日本語教室・認定日本語教育機関などの入学案内を提供し、必要に応じて入学手続きを補助する
• 自主学習のための日本語学習教材・オンラインの日本語講座に関する情報を提供し、必要に応じてサービス利用契約手続きを補助する
• 1号特定技能外国人の合意の下、受け入れ企業が登録日本語教員などと契約して、日本語講習の機会を提供する

近くに日本語教室などがない場合には、オンライン学習サービスを活用することを検討してみてください。

なお、受け入れ企業に課されている義務は、あくまでも機会の提供であり、実際のレッスン代などまで負担する必要はありません。

7.相談・苦情への対応

外国人人材に関するトラブルの早期発見・解決を目的に、相談・苦情へ早期対応することも義務付けられています。
主なポイントは次のとおりです。

• 外国人が十分に理解できる言語で対応する
• 相談内容に応じて適切に助言・指導する
• 必要に応じて専門機関（地方出入国在留管理局、労働基準監督署など）を紹介する

なお、トラブルに早期対応するために、相談窓口の連絡先・担当者を明確にしておくことも推奨されています。
事務所に相談窓口を設けたり、苦情専用の電話番号・メールアドレスを設置したりすると、トラブルが大きくなる前に解決できる可能性が高いです。
また、外国人が困ったときにすぐ相談できるよう、定期的に声をかけ、相談しやすい雰囲気を作っておきましょう。

8.日本人との交流促進

外国人が日本社会に溶け込み、孤独を感じずに生活できるよう、日本人との交流を促進することも義務化されています。
具体的な支援内容は次のとおりです。

• 地方公共団体・ボランティア団体が主催する地域住民との交流の場に関する情報を提供する
• 地域の自治会などを案内し、各行事への参加をサポートする
• 必要に応じて当該外国人に同行し、各行事の注意事項や実施方法を説明する

また、外国人が日本の文化を理解するために、必要に応じて各種の地域行事についても案内すべきと定められています。
なお、あくまでも交流促進が義務化されているのみで、外国人が行事に参加しなかったからといって、直ちに義務に反しているとみなされるわけではありません。
外国人を無理やり参加させる必要はないため、安心してください。

9.転職支援（人員整理等の場合）

受け入れ企業の都合で1号特定技能外国人との雇用契約を解除する場合は、日本での就労を継続できるよう、転職活動を支援する義務があります。
主な義務的支援内容は次のとおりです。

• 所属する業界団体・関連企業を通じて、次の受入先に関する情報を入手して提供する
• ハローワークや職業紹介事業者を案内する
• 1号特定技能外国人がハローワークなどへ相談する場合、必要に応じて同行する
• 1号特定技能外国人の希望条件・技能水準・日本語能力などを踏まえ、適切に職業紹介を受けられるよう推薦状を作成する
• 受け入れ企業が許可・届出を受けて職業紹介事業を行える場合は、就職先を紹介斡旋する

上記支援のいずれかに加え、求職活動のために有給休暇を付与することや、離職時に必要な行政手続きについて情報提供することも義務化されています。

10.定期的な面談・行政機関への通報

1号特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認するために、受け入れ企業は、当該外国人やその上司と定期的に面談しなければなりません。
面談頻度は3か月に1回以上とされており、オンライン面談でも問題ありません。
ただしオンライン面談をする場合は、以下の点に注意してください。

• オンライン面談の様子を録画して、特定技能雇用契約の終了の日から1年以上保管する（地方出入国在留管理局から録画記録の閲覧を求められることがあります）
• オンライン面談の結果、業務内容・待遇などに問題があると疑われる場合は、対面で面談する

なお、定期面談においては、生活オリエンテーションで提供した情報について、適宜改めてレクチャーすることも求められます。

また、面談の結果、問題があると認められた場合、適切な行政機関（労働基準監督署・地方出入国在留管理局）などへ通報する義務があることも知っておきましょう。

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義務的支援と任意的支援との違い

特定技能外国人への支援には、法令で定められた「義務的支援」と、それに加えて実施することが望ましいとされる「任意的支援」の2種類があります。

義務的支援と任意的支援との違いについて、さらに詳しく見ていきましょう。

任意的支援とは何か

任意的支援とは、先述した義務的支援に加えて、受け入れ企業が自主的に行うことが望ましいとされる追加的な支援です。
義務的支援の内容はある程度法令で定められているのに対し、任意的支援の内容・レベルは各企業の裁量に任せられています。
法令上の実施義務はないものの、定着率向上の観点からは、可能な限り任意的支援も実施したほうがいいでしょう。
なお、任意的支援に該当する事項についても、「支援計画」に記載した場合には、実施義務が生じる点は留意してください。
ここからは、任意的支援の代表例を紹介します。

例1.住居・生活環境に関する追加支援

住居・生活環境に関する追加支援としては、次のような例が挙げられます。

• 特定技能雇用契約の解除・終了後、次の受入先が決まるまでの間、生活に支障がないよう配慮する（直近の受け入れ企業が継続して支援する）
• ライフライン関連の契約内容に変更があった場合、各手続きが円滑に進むよう、適宜サポートする（必要な書類の準備を手伝ったり、窓口を案内したりする）

これらは生活の安定に直結する要素であるため、可能な範囲で支援を提供することが望ましいでしょう。

とくに何らかの事情により、外国人人材が引っ越した場合には、転居先でも電気・ガス・水道が使えるようしっかりサポートしましょう。
また、住民票の移動など、役所での手続きにも同行するのが望ましいです。

例2.日本語学習に関する追加支援

日本語学習に関する義務的支援は、あくまでも機会の提供に限られ、受講代は原則として外国人本人が負担します。

ただし任意での支援として、日本語学習に伴う費用を補助することも可能です。
支援対象の費用としては、次のような例が挙げられます。

• 入学金
• 月謝
• 日本語学習教材費
• その他、日本語学習に関連する諸経費

また、日本語能力関連の試験への受験を支援したり、資格取得者への優遇措置を講じることも望ましいとされています。

あわせて、支援責任者・支援担当者・その他の職員が、社内で日本語講習を企画・運営することも追加支援になりえます。
日本語習得のためには継続的な学習が不可欠であるため、それぞれの外国人人材の能力に応じ、適宜サポートしてみてください。

例3.相談体制の拡充

外国人が十分に理解できる言語に対応した相談窓口を用意しておけば、義務的支援を果たしたことになります。
しかし、より実務的には、下記のような支援を提供するのが望ましいです。

• 相談窓口の情報を一覧表にまとめて渡しておく
• 相談・苦情専用の電話番号やメールアドレスを確実に伝えておく

相談・苦情はいつ寄せられるか分からないため、可能な限り休日・夜間でも対応できる体制を整えておきましょう。
ただし特定技能外国人の勤務時間に合わせて適切な相談時間帯を設定すれば、必ずしも休日・夜間の窓口がなくても差し支えありません。

また、1号特定技能外国人が仕事・通勤中に怪我をしたり、病気になったり、死亡したりした場合には、家族へ対して労災保険制度について案内し、具体的な手続きについてもサポートすることが望ましいとされています。

例4.日本人との交流促進の強化

受け入れ企業に義務化されているのは、地域住民との交流を促進することのみです。
しかし、単に交流を促進するだけで、外国人人材が地域社会に溶け込めるとは限りません。
そこで実際に外国人が交流イベントへ参加できるよう、可能な範囲で有給休暇・勤務時間について調整することが望ましいとされています。

また、受け入れ企業が自らが率先して、外国人と日本人との交流の場を設けることも推奨されています。
たとえば社内イベントや懇親会を開催すれば、外国人人材にとってストレスを解消する場にもなるでしょう。
外国人人材が地域に受け入れられる環境を作れば、言葉や文化の違いから生まれる孤独感が和らぎ、定着率の向上にもつながるため、ぜひ積極的にサポートしてみてください。

例5.就労・キャリア形成を見据えた支援

その他の任意的支援としては、就労・キャリア形成を見据えた各種サポートが挙げられます。
たとえば就労開始前の事前ガイダンスでは、日本での就労を見据え、次のような情報を提供することが望ましいです。

• 入国時の日本の気候、季節に適した服装例
• 来日にあたって本国から持参すべき物、持参してはならない物
• 来日直後に必要となる金額・その用途
• 受け入れ企業から支給される物品（作業着、仕事道具など）

このような情報を伝えておけば、初めて来日する外国人でも安心できます。
また、就労開始前であっても、1号特定技能外国人から相談がある場合には、適切に応じることが望ましいです。
たとえば特定技能2号へ至るまでのキャリア形成などについて相談された場合は、支援体制の有無や、制度の概要について説明してみてください。

義務的支援を怠った場合のリスク

さて、ここまで紹介してきた義務的支援を怠った場合のリスクとしては、次のような例が挙げられます。

• 行政指導・是正の対象になる
• 特定技能外国人の受け入れができなくなる可能性がある
• 外国人とのトラブル・早期離職につながる

まず、義務的支援を適切に実施していない場合、出入国在留管理庁による指導・改善命令の対象となります。
義務的支援を提供していない場合はもちろん、「支援計画」と「実際の支援内容」に不整合がある場合も指導対象となるため注意してください。

また、指導・改善命令に従わない場合、特定技能外国人の受け入れを停止される可能性もあります。

受け入れが停止されると、採用計画に大きな影響が出るため、義務的支援は確実に実施しましょう。

「義務的支援として提供すべき内容を知らなかった」という言い訳は通用しないため、十分に注意してください。

また、そもそも適切なサポートを提供しないと、外国人人材とトラブルになり、早期離職が発生しかねません。
せっかく採用した外国人がすぐに辞めてしまうと、採用コストが無駄になるだけではなく、人手不足がより深刻化してしまいます。

法令を遵守するためにも、外国人を戦力化するためにも、義務的支援を提供することは非常に重要なのです。

義務的支援で企業が押さえるべきポイント

行政指導のリスクを減らし、外国人が安心して働ける環境を整えるためには、いくつか意識すべきポイントがあります。
とくに重要なポイントを3つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

実施事実を証明できる形で残す

義務的支援を実施したことを証明できないと、未実施と判断される可能性があります。
そのため実施内容について、必ず日時・方法・内容を記録しておきましょう。
たとえば生活オリエンテーションを実施した場合は、1号特定技能外国人から署名を得ておきます。

相談・苦情に対応した場合も、「相談記録書」を残さなければなりません。

また、ただ記録するだけではなく、地方出入国在留管理局などからの要求があった場合、速やかに提示できるよう情報を整理しておきましょう。

支援計画に記載した内容はすべて実施義務が発生する

1号特定技能外国人を雇用する場合、出入国在留管理局へ「支援計画」を提出します。
この支援計画に記載した内容は、義務的支援・任意的支援を問わず、すべてに実施義務が生じることも知っておきましょう。

たとえば、任意的支援として「日本語教室の費用を企業が全額負担する」と記載した場合、後から覆すことはできません。

このため任意的支援については、それが継続的に実施できる支援なのか、十分に検討してから記載しましょう。
過度に手厚い支援内容を記載し、実施できなかった場合、受け入れ企業として責任を問われてしまうため注意してください。

理解できる言語・方法で対応できているか確認する

義務的支援の多くは、外国人が十分に理解できる言語で実施することが定められています。
外国人人材の日本語能力が高い場合には、日本語のみで支援を実施することも可能です。
しかし、日常会話は問題ないものの、複雑な日本語を理解するのが難しい場合などは、外国人人材の母国語で支援するようにしましょう。

とくに事前ガイダンス、生活オリエンテーション、定期面談については、一方的に話を進めるのではなく、外国人本人の理解度を都度確認してみてください。

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義務的支援は自社対応と外部委託どちらが良い？

義務的支援に自社対応する場合、他のさまざまな業務と並行して実施・記録・確認を行う必要があり、担当者に多くの負担をかけることになります。支援は一時的な対応ではなく、入国時の支援に加え、定期的な面談や相談対応、実施状況の記録・保管などを継続して行う必要があるため、安定した運用体制が求められます。

また、義務的支援に自社対応するためには、下記の要件を満たす必要もあります。

• 2年以内に中長期在留者の受入れ実績がある
• 外国人本人が十分に理解できる言語による支援体制が用意できる
• 支援の実施状況に係る文書の作成・保管ができる
• 支援の中立性を確保できる
• 支援実施義務の不履行がない
• 定期的な面談を実施できる

これらは自社の判断だけで柔軟に運用できるものではなく、満たしていなければ自社支援を行うことはできません。そのため、自社対応を検討する場合は、まず要件を満たしているかを確認することが重要です。

なお、自社対応が難しい場合、「登録支援機関」へ外部委託することも可能です。

現実には、特定技能外国人を受け入れている企業の8割以上が登録支援機関を利用しています。（参考： 出入国在留管理庁）

関連記事： 特定技能外国人は自社支援できる？自社支援に必要な要件や流れについて解説

義務的支援の負担を軽減するには「登録支援機関」の活用

義務的支援として定められている項目は、いずれも一つひとつ対応するとしたら、それほど難しいものではありません。
しかし10項目ものサポートを、支援計画との整合性を取りながら実施し、なおかつ記録を管理していくとなると、大きな負担が生じます。
多言語対応の必要性がある点もふまえると、自社対応するよりも、「登録支援機関」を活用したほうがいいでしょう。

ここからは登録支援機関に頼るメリットを紹介するので、参考にしてみてください。

本業や社員教育に専念できる

義務的支援の10項目に対応すると、人事担当者、もしくは外国人人材の上司は、相応の時間を割かなければなりません。
しかし、すでに本業が忙しい中、義務的支援に対応するのは現実的ではないでしょう。
そのような場合は、ぜひ登録支援機関を活用してみてください。
登録支援機関には、義務的支援のすべての業務を委託できます。
つまり受け入れ企業の社員は、日常業務や社員指導・育成など、本来注力すべき業務に集中できるのです。
とくに人事担当者が他の業務も兼任しているケースが多い中小事業者こそ、登録支援機関へ頼るのがおすすめです。

定着率の向上が期待できる

定着率を高めるためには、「入社後の生活サポート」「相談窓口の拡充」「定期面談」など、外国人の安心につながる支援に注力することが重要です。

そして登録支援機関の多くは、外国人特有の悩みや課題に精通しており、これら支援業務に対する体系的なノウハウを有しています。

たとえば、日本の生活習慣に馴染めない、職場でのコミュニケーションに悩んでいる、といった問題に対し、適切なアドバイスをしてくれるため、早期離職やトラブルのリスクを減らせるのです。
結果として定着率の向上が期待できる点は、登録支援機関に依頼する大きなメリットといえるでしょう。

コンプライアンスを確実に守れる

1号特定技能外国人を受け入れた場合、実施した支援について記録を適切に保管し、定期的に出入国在留管理庁へ届出をしなければなりません。
しかし自社対応している場合、担当者の異動に伴って記録が散逸したり、繁忙期に届出が遅れたりするリスクがあります。
一方、登録支援機関は、支援項目の漏れや記録の不備を防ぐノウハウを有しているため、自社対応するよりも安心です。

コンプライアンスを重視する企業こそ、登録支援機関への委託を検討してみてください。

なお、登録支援機関の選び方については、下記の記事でも詳しく紹介しています。

関連記事： 登録支援機関とは？特定技能制度における支援内容や役割、選び方を解説

「スタッフ満足」で義務的支援の負担を軽減

株式会社スタッフ満足は、特定技能外国人の人材紹介から雇用後の定着支援（登録支援業務）まで、外国人の採用支援をトータルサポートしております。

スタッフ満足は、スーパーホテルグループとして、グループ会社のホテル、介護施設、病院といったサービス業を中心に、2012年から外国人の採用と育成に携わり、経験とノウハウを蓄積してきました。

現在、2,000名以上の外国人の支援を行っております。

豊富な経験と実績をもとに、人材紹介・登録支援機関業務だけでなく、海外現地での送り出し機関の運営（ミャンマー・スリランカ）など、幅広い事業に取り組んでおります。

外国人人材紹介会社をお探しの方は、ぜひ株式会社スタッフ満足へご相談ください。

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まとめ

1号特定技能外国人を雇用する企業には、10項目の支援を提供する義務があります。
各項目ごとに提供しなければならない支援内容が細かく定められており、サポートを怠ると行政指導・是正の対象になるため十分に注意してください。
自社で義務的支援に対応することも不可能ではありませんが、支援内容が多岐にわたることや、多言語対応が必要になることも考えると、基本的には「登録支援機関」を活用するのがおすすめです。
登録支援機関を兼ねている外国人人材紹介会社に相談すれば、採用から来日後の支援業務までワンストップで依頼できます。

当社も登録支援機関として、義務的支援についてサポートしておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。