特定技能のビザ申請に必要な書類と国内・国外それぞれの手続き詳細

外国人に新たに特定技能外国人の在留資格を取得してもらい採用しようと考えているのであれば、必要な手続きを確認しておく必要があります。
国外から呼び寄せるのと国内在住の方を採用するのとでは必要な手続きが異なるので、よく確認しておきましょう。
 
本記事では「手続きの流れや準備すべき書類がわからない」と悩んでいる方のため、特定技能のビザ申請に必要な書類と手続きを解説します。
この記事を読むことによって事前に確認しておきたいポイントがわかるので、ぜひ参考になさってください。

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在留資格「特定技能」とは

特定技能とは、日本人だけでは労働力が不足してしまう産業において認められている在留資格です。
特定技能の資格で働きたい外国人は、日本語試験や、各分野で定められている試験を受け、合格することによって在留資格が認められることになります。
 
実際に日本では多くの外国人が特定技能の在留資格で働いており、日本の産業を支えている状況です。
令和4年に特定技能における受入れ見込数の見直しが行われ、全体では345,150人の特定技能外国人の採用が見込まれています。（※1）

関連記事：特定技能とは？採用方法や企業にとってのメリットを解説

参考：経済産業省：特定技能外国人材制度（製造業分野）の制度改正について[PDF]

業種

特定技能の在留資格が認められているのは、採用活動を行っても十分な労働力の確保が難しいと認められている分野です。
以下の12の分野で特定技能外国人の採用が認められています。

もともと素形材・産業機械・電気・電子情報関連製造業は別の分野でしたが、2022年に統合されました。

関連記事：特定技能は12分野14業種！職種一覧と1号・2号の違い 

特定技能1号と特定技能2号の違い

特定技能は、1号と2号があります。それぞれの違いは以下の通りです。

基本的に先に1号を取得し、続いて2号の資格取得を目指していく形となります。

日本国内の在留外国人が特定技能ビザを申請する流れ

まず、すでに何らかの在留資格で日本に在留中の外国人に特定技能ビザを取得してもらい、採用する方法です。
その場合の一般的な流れは以下の通りとなります。

ステップ① 技能評価試験と日本語試験に合格するか技能実習2号を修了する

特定技能の在留資格を取得するためには、該当の特定産業分野と日本語に関する知識や経験を習得していなければなりません。
そのための試験が行われているので、まずは試験合格を目指すことになります。
 
日本語試験に合格すれば、日本での生活や、仕事する上で必要な日本語能力を備えていることが証明される形です。
また、技能試験では、各分野の専門的な知識が備わっているかを確認することになります。
 
紹介したように特定技能には12の分野が設定されており、それぞれの分野で異なる試験を受験して合格する必要があります。
 
なお、在留資格「技能実習2号」を良好に修了していると認められる方は日本語試験・技能試験が免除されるので、受ける必要はありません。
ただし、技能実習2号移行対象職種と特定技能1号の分野とで関連性が認められるものに限ります。

ステップ② 雇用契約を締結する

試験に合格した後に特定技能雇用契約を締結することになります。
なお、受験に合格する前であっても雇用契約の締結は可能ですが、合格できなければ受け入れは認められません。
 
特定技能外国人を募集する際は、自社のホームページに求人を掲載するほか、ハローワークを通じて募集する方法、民間の紹介事業者を利用する方法などがあります。

関連記事：特定技能の雇用契約書・雇用条件書とは？作成時のポイント＆注意点

ステップ③ 1号特定技能外国人支援計画を策定する

人材が見つかり、雇用契約を締結した後は特定技能外国人の支援計画を策定していくことになります。
支援計画とは、当該外国人が安定的かつ円滑に活動をしていくために必要な職業生活上、日常生活上、社会生活上の支援に関するものです。
 
あらかじめ支援計画を作成し、それに沿った形で支援を行っていかなければなりません。
支援計画には事前ガイダンスや出入国する際の送迎、住居確保・生活に必要な契約支援、その他必要な情報を含める必要があります。

ステップ④ 在留資格変更許可を申請する

日本に在留するため取得していた在留資格を特定技能に変更するための申請を行います。
申請を行えるのは、日本在留中の特定技能外国人本人か、承認を受けた取次者のみです。
 
必要な書類は後ほど詳しく紹介します。
用意しなければならない書類がいろいろあるので、余裕を持って進めることが重要です。

ステップ⑤ 就労を開始する

在留資格変更許可が出たあとに特定技能外国人として就労可できるようになります。
3ヶ月に一度は出入国在留管理庁に対して活動状況の報告をしなければならないため、こちらも確認しておきましょう。

国外在住の外国人が特定技能ビザを申請する流れ

次に、現在海外で生活していて、日本で働きたいと考えている外国人に特定技能の資格を取得してもらい、採用する方法です。
国内在留中の方を採用するのとは少しビザ申請などの手順が異なります。

ステップ① 技能評価試験と日本語試験に合格するか技能実習2号を修了する

国内在留中の方を採用するのと同様に、技能評価試験と日本語試験を受けて合格するか、技能実習2号を修了する必要があります。
なお、すでに技能実習2号を良好に終了した上で帰国している方もいますが、こういったケースでは技能実習時と同じ分野へ移行する場合に限って試験が免除されます。
 
特定技能の試験は日本のほか海外でも実施されていますが、行われている試験は国によって異なり、海外だと受験が難しい分野も多いです。
こういったケースでは、短期滞在ビザで来日して日本で受験することもできます。

ステップ② 雇用契約を締結する

雇用締結を契約します。
受け入れ企業は、報酬や福利厚生、待遇、労働時間などで定められている条件を満たす必要があるので確認しておきましょう。
 
なお、採用するにあたり現地から直接採用が可能な国もあれば、現地の認定送出機関を通じて採用活動を行わなければならないこともあります。

ステップ③ 1号特定技能外国人支援計画を策定する

人支援計画を策定します。
策定時に必要な項目は国内在留中の外国人を採用する場合と同様です。

ステップ④ 在留資格認定証明書を申請する

地方出入国在留管理局に持参するか、オンラインで在留資格認定証明書の交付を申請します。
在留資格認定証明書とは、短期滞在以外の在留資格で日本に上陸するにあたり、あらかじめ上陸条件の適合性の検査を受けて当該条件に適合することを証明するための書類です。
なお、この段階ではまだ当該外国人は海外にいる形となるため、受け入れ機関の職員が代理申請するのが一般的な流れといえます。

ステップ⑤ 在外公館にビザを申請する

在留資格認定証明書が発行されたあと、必要な書類をそろえて在外公館に対し、査証（ビザ）の申請を行います。

ステップ⑥ 入国後に就労を開始する

ビザの申請、受領が済んだら入国です。
なお、在留資格認定証明書の有効期限は3ヶ月間であるため、この期間内に入国しなければなりません。
入国後に就労を開始する流れとなります。

特定技能のビザ申請に必要な書類

特定技能（1号）のビザ申請を行う際には、必要な書類を準備しなければなりません。
以下の書類が必要です。

それぞれ解説します。

外国人側

外国人が用意すべき書類として、能力・状況を提示するための書類があります。
これは、たとえば、履歴書や健康診断書、受診者の申告書などです。
 
受診者の申告書とは、嘘偽りなく医師に通院歴や投薬歴などを伝えた上で健康診断を行ったことを証明する書類のことをいいます。
 
雇用契約に関する書類も必要です。
会社側に依頼して用意してもらう形となります。
 
他は、各分野の試験センターによって発行される技能試験合格書や、JLPTもしくはJFTが発行する日本語試験合格書か技能実習2号優良修了証明書も必要です。
 
また、外国人であっても税金や年金、健康保険に加入しなければならないことから、税金・年金・健康保険関係の書類が必要になります。
以下のようなものです。
 
【必要書類】

 未納や支払遅延はビザの申請が不許可になってしまう原因でもあるので、よく確認しておきましょう。

 
この他に在留審査の申請書作成に必要な証明写真も必要です。

受け入れ企業側

受け入れ企業側が用意しなければならない書類は、以下のようなものです。

支援計画書に関しては、外部に委託している場合は登録支援機関への支援委託契約書を用意することになります。
 
この他に、産業分野ごとに必要となる書類も確認しておきましょう。
どの産業分野に該当するのかによって必要な書類が異なります。
 
例えば、特定技能外国人の受け入れに関する誓約書や、各分野の協議会によって発行された協議会入会証などです。
 
また、建設業の場合は国土交通大臣によって発行された受入計画認定証の写しなども必要になります。
特に建設業は他の分野と比較すると用意すべき書類や手続きが複雑であることから、慎重に確認が必要です。

特定技能のビザ申請に必要な費用

特定技能のビザ申請のためには、必要な書類をそろえて提出し、就労のための審査を受けなければなりません。
これらに関しては専門的な知識が求められるので、一般的に行政書士や登録支援機関に委託するケースがほとんどです。
委託する場合、支援計画の作成や申請取次まで含めて1人（1件）当たり15万～25万円の費用がかかります。
費用の目安は以下の通りです。

この他に、在留期間更新申請で別途費用がかかることや、法律で定められた支援を委託する場合にも費用がかかることをおさえておきましょう。
自社で支援を行うことで費用を抑えられるケースもありますが、自社での対応方法がよくわからず、必要以上に時間や人件費がかかってしまうような例も少なくありません。
 
登録支援機関に委託したほうが結果的に総合的なコストを抑えられることもあるので、よく検討が必要です。
自社で対応した場合と委託した場合でどの程度費用の違いが出るのか、そもそも自社で対応できるのかなども確認しておきましょう。

特定技能ビザを申請する際の注意点

特定技能外国人を採用するためビザを申請するケースでは、先に注意点を確認しておきましょう。
特におさえておきたいポイントは、以下の3つです。

申請には一定の時間がかかる

ビザ申請は、申請してすぐに通るものではありません。
申請のために必要な書類を作成するのに時間がかかる他、許可が下りるまでにも時間がかかります。
 
スムーズに進んだとしても、採用活動を開始してから実際に働き始めるまでに最低でも3ヶ月程度はかかると考えておきましょう。
場合によっては半年ほどかかってしまうこともあります。
また、書類に不備があった場合はそれ以上の時間がかかる可能性が高いです。
 
今すぐに人材が必要になり、外国人採用を検討しているケースでは特に注意しておかなければなりません。
 
かかる日数に関して法務省が発表している令和5年10月～12月許可分のデータがあります。
特定技能1号の在留資格認定証明書交付までにかかった日数は、62.1日でした。
また、在留期間更新は審査終了までの日数が27.2日、処分（告知）までの日数が37.7日です。
在留資格変更に関しては、審査終了までの日数が38.0日、処分（告知）までの日数が56.2日です。

参考：法務省：在留審査処理期間（日数）[PDF]

雇用契約締結後に事前ガイダンス・健康診断を行う

雇用契約締結後に行わなければならないものとして、事前ガイダンスと健康診断があります。
事前ガイダンスとは、支援計画に含めなければならないものの一つであり、雇用契約や活動内容に関する注意点や日本で生活する上での注意点を伝えるなど、各種説明や確認のことです。
 
対面だけではなく、Web会議ツールやテレビ電話など本人確認ができる方法で行うことも認められていますが、メールや文書などでは認められません。
 
また、在留資格の申請手続きをする際、健康診断個人票の提出が求められます。
在留資格認定証明書の交付申請時に当該外国人が国外にいる場合は、申請日からさかのぼって3ヶ月以内に日本で問題なく活動できる健康状態であることを証明するため、医師の診断が必要です。
 
国内にいる方の場合、申請日からさかのぼって1年以内に日本の医療機関で医師の診断を受けている場合は診断書を提出できます。
1年以内に健康診断を受けていない場合は、在留資格変更許可申請前に健康診断が必要です。

書類の作成や申請には専門知識を要する

ビザ申請に必要な書類を作成するには、専門的な知識が求められます。
一つひとつ調べながら行えば自社で対応するのも不可能とはいえませんが、時間がかかったり、間違えたりしてしまう可能性も考えなければなりません。
 
ビザ申請に時間がかかればそれだけ就労開始までの期間も長くなってしまうことになるので、可能であれば登録支援機関に委託し、サポートを受けましょう。

難しい手続きはプロへの委託がおすすめ

いかがだったでしょうか？
特定技能外国人を採用する上で必須となるビザ申請について、おさえておきたいポイントを解説しました。
 
用意しなければならない書類が多いことに加え専門的な知識も必要になるので、自社で対応するのは難しいといえます。
スタッフ満足ではベトナム、フィリピン、ミャンマー、ネパール、インドネシアのほか、国内からも特定技能外国人採用のサポートが可能です。
各種書類作成などもご依頼いただけるので、お気軽にご相談ください。