外国人雇用状況届出書とは？作成方法やおさえておくべき注意点

外国人を雇用する場合、日本人の雇用では必要ないような書類、手続きを行わなければならないことも多いです。
例えば、外国人雇用状況届出書もその一つです。
 
本記事では「外国人雇用状況届出書とは？」「届け出が必要か知りたい」「作成方法がわからない」と悩んでいる方のため、おさえておきたいポイントを解説します。
この記事を読むことによって外国人雇用状況届出書の概要や、作成方法などがわかるようになるので、ぜひご覧ください。

外国人雇用状況の届出について

外国人雇用状況の届出とは、外国人を雇う場合に提出が義務づけられている届け出のことをいいます。
外国人を雇用する事業主は、忘れず届け出なければなりません。
これは、正社員だけではなく、アルバイトとして採用する場合も同様です。
 
外国人雇用状況の届出の存在を知らないと、うっかり提出を忘れてしまうこともあるため、注意しましょう。
提出は、オンライン、またはハローワークに対して行うことになります。
 
届け出る目的は、事業主の協力に基づく形で個々の事業所における外国人労働者の雇用状況を把握することです。
また、外国人労働者の雇用を安定や地域の労動力需給の適正な調整、外国人労働者に対する適切な雇用管理の促進なども目的となっています。
 
現在日本では多くの外国人が働いていますが、地域によって確保できている外国人労働者の数が大きく異なり、まだまだ人手不足に悩まされている地域も少なくありません。
そういった状況を正しく把握するためにも重要な届け出です。

外国人雇用状況の届出は義務なのか？

もともと、外国人雇用状況の届出の提出は努力義務でした。
ですが、現在は提出が義務づけられていることから、仮に届け出なかった場合は30万円以下の罰金の対象となります。
 
特に気をつけなければならないのが、何人もの外国人を雇用する場合です。
罰金は一人につき最大30万円が科せられることから、仮に10人の外国人を採用して1人も届け出ていなかった場合は、最大300万円もの罰金が科せられてしまう可能性があります。
 
また、ただ提出するだけではなく、正しい情報で提出することが義務づけられているので、記入ミスがないように注意しましょう。
仮に提出した情報が誤っていた場合も、同様に最大で30万円の罰金が科せられてしまう恐れがあります。

関連記事：特定技能で必要な定期報告とは？届出書の具体的な内容や注意点

外国人雇用状況の届出の対象者

まずは、そもそも外国人雇用状況の届出が必要なのかから確認しておきましょう。
基本的にすべての外国人が対象となりますが、在留資格「外交」「公用」の方、それから特別永住者は対象外です。

また、外国人が雇用保険の被保険者の場合は「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することで外国人雇用状況の届出を兼ねることができます。
 
在留資格「外交」とは、外国政府の大使や公使、総領事、代表団構成員等及びその家族などが該当します。
在留資格「公用」とは、外国政府の大使館領事館職員や、国際機関などから公の用務によって派遣される者、その家族です。
これらの在留資格で入国している方であれば、仮に日本政府と何らかの雇用関係を結ぶ場合であっても外国人雇用状況の届出は行う必要がありません。
 
それから、特別永住者とは1991年の11月1日に施行された「日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法」、通称「入管特例法」で定められている在留資格を有する方です。
「永住者」とは異なるので、注意しておきましょう。
永住者とは出入国管理及び難民認定法に基づいた在留資格を有する方であり、審査基準も特別永住者とは異なるものです。
永住者であっても外国人であれば在留カードによる在留資格の確認が必要ですが、特別永住者の場合は特に確認が求められません。
 
永住者のほか、日本人配偶者の在留資格で日本に在留している方を雇用する場合も外国人雇用状況届出書の提出が必要になります。

外国人雇用状況の届出方法

外国人雇用状況の届出は、オンラインで申請する方法と、ハローワークに申請する方法の2つがあります。
一般的にはオンラインの方が手軽ではありますが、都合の良い方法を選択すると良いでしょう。
それぞれ解説します。

オンライン

オンラインによる申請は、厚生労働省管轄のオンラインシステムを利用して行うことになります。
メンテナンスの時間を除き、24時間365日、いつでもインターネット上で申請が可能です。
忙しくてなかなかハローワークに足を運ぶ機会が作れない方にも適しています。
 
雇用保険適用事業所番号を持っている方は用意しておきましょう。
番号を持っていない方も利用可能です。
 
利用方法は特に難しいものではありませんが、詳細に関してはハローワークインターネットサービスとして外国人雇用状況届出システム操作マニュアルが掲載されています。
 
中にはハローワークの窓口で外国人雇用状況の届出を行った経験がある方もいるでしょう。
こういった場合はオンライン上で新規のID登録ができません。
多少手間にはなりますが、窓口で申請を行ったハローワークに出向き、オンライン提出に切り替えるための申請を行ってください。

ハローワーク

オンラインではなく、ハローワークに直接足を運び、登録する方法もあります。
雇用する外国人が勤務している店舗・工場といった事業所や施設を管轄しているハローワークに対して届け出ましょう。

外国人雇用状況届出書の作成方法

外国人雇用状況届出書の具体的な作成方法を解説していきます。
雇用保険に加入している場合と、いない場合とでは作成方法や記載する内容が異なるため、注意が必要です。
 
先に雇用保険の加入基準を確認しておきましょう。
加入基準は、日本人と同様です。

【加入基準】

①の所定労働時間は、契約上の所定労働時間です。
一時的に週20時間以上働いたような場合では、条件を満たしません。
 
また、②の「31日間以上働く見込み」は長期で採用する場合、すべての人が該当することになります。
該当しないのは、31日間以上雇用が継続しないことが明確な場合のみです。
 
あらかじめ、外国人雇用状況の届出用紙を入手しておきましょう。
厚生労働省のホームページからダウンロードできるほか、ハローワークでも配布を行っています。
またはオンラインでも申請が可能です。
外国人雇用状況の届出を提出するのは、事業主です。
 
在留カードの番号や在留資格などを記載する欄があるため、在留カードを確認してから行ってください。

雇用保険に加入している場合

雇用保険に加入する場合は、雇用保険被保険者資格取得届を提出することでこの書類が外国人雇用状況の届出を兼ねる形となります。
雇用保険被保険者資格取得届を提出しているのであれば、別途外国人雇用状況の届出を提出する必要はありません。
 
企業は、雇用する際に雇用保険被保険者資格取得届を提出し、離職した際は雇用保険者資格喪失届を提出しましょう。
 
雇用保険被保険者資格取得届は、日本人を雇用する場合に提出するものと同様のものです。
雇用保険被保険者資格取得届の1～23の欄を記入しましょう。
このうち、21を除く17～23の欄は在留カードを見て記載する必要があります。

該当項目は、以下の通りです。

【在留カードを確認しながら記載する項目】

資格外活動許可の有無については、在留カードの裏面に記載されています。
 
在留カードを見ながら記載できるので、特に難しいことはないでしょう。
被保険者名も在留カードに記載されている通りに記入します。
 
「23.在留資格」の欄には、在留カードに記載されている「在留資格」か、パスポートの上陸許可証印に記載されている内容をそのまま記入します。
また、在留資格が特定技能や特定活動である場合は、該当分野の記入も必要です。
 
オンラインで申請する場合は、ハローワーク電子政府の総合窓口である「e-Gov」から申請します。
e-Govは、矯正手続きをインターネットで行えるサービスです。
役所の窓口が閉まっている時間帯でも利用できます。
 
オンライン申請時は外国人の情報と事業主側の情報を入力した上で提出先を選択しましょう。
提出先として選択するハローワークは、事業所を管轄しているハローワークです。
 
オンラインでの申請が完了すると登録していたメールアドレスに電子公文書のダウンロード先が記されたメールが送られてくるので、確認しておきましょう。
ダウンロード先では、雇用保険被保険者証のほか、事業主通知用と被保険者通知用の雇用保険被保険者資格取得等確認通知書がダウンロードできます。
 
雇用保険被保険者証と雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（被保険者通知用）は外国人本人に渡したうえで、雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（事業主通知用）は企業で保管しておきましょう。

雇用保険に加入していない場合

雇用保険の対象にならない場合は、雇用保険被保険者資格取得届の提出を持って外国人雇用状況の届出とすることはできません。
外国人雇用状況届出書の「様式第3号電子媒体」に必要な情報を記入して届け出ましょう。
 
オフラインで記入して提出する場合、こちらの書類は2020年3月1日から様式が変更されているため、古いものを持っている場合はそれを使用しないように注意が必要です。
 
もう一つ注意しなければならないのが、印刷の方法に関することです。
厚生労働省のホームページから届出書のダウンロードが可能なのですが、1ページ目に表として届出内容記入面を印刷したら、その裏側に注意書面を印刷しなければなりません。
別々の紙に印刷しないように注意しましょう。
 
記入する内容は、以下の通りです。

【記入が必要な項目】

提出は、ハローワークの窓口に出すか、郵送する形となります。
 
オンラインで申請する場合は、厚生労働省が運営している「外国人雇用状況届出システム」から届け出ます。
オンラインでも届け出が可能なので、今後の手間のことを考えるとオンラインでの申請も検討してみてはいかがでしょうか。
 
オフラインで登録した後、オンラインで登録し直すためにはハローワークに変更の申請をしなければならず、手間がかかります。
メンテナンス中以外はいつでも申請できるので、便利です。
 
外国人雇用状況届出システムで申請する場合の手順は以下の通りです。

【手順】

雇用保険適用事業所番号がない場合もほぼ同様の手順で進められます。

外国人雇用状況届出書作成時の注意点

外国人雇用状況届出書を作成する際にはいくつか注意しておかなければならないポイントがあります。
以下の3つをよく確認しておきましょう。

在留資格を確認しておく

紹介したように、外国人雇用状況の届出を提出しなければならないのは、雇用する外国人の在留資格が「特別永住者」「外交」「公用」以外の場合です。
そのため、先に在留資格を確認しておきましょう。
 
在留資格を確認する際は、そもそもその在留資格で就労が認められているのかの確認も必要です。
在留が認められている資格だからといって、必ずしも就労も認められているとは限りません。
就労できない資格で雇用してしまった場合、罰則の対象となってしまいます。
 
また、就労可能な在留資格であったとしても、行える業務が細かく制限されている資格も多いです。
自社で任せようと思っている仕事に就いても問題ないかよく確認しておきましょう。
 
在留資格の確認時には、必ず在留可能な期間の確認も必要です。
もしも期限が切れている人を採用してしまった場合、それが故意でなかったとしても不法就労助長罪に問われる場合があります。
3年以下の懲役や300万円以下の罰金が科せられる可能性もあるので、十分注意が必要です。
 
それから、必要な情報を確認するために在留カードを提示してもらうことになりますが、これらのコピーを添付する必要はありません。
在留カードは外国人に交付される証明書であり、運転免許証などと同じく非常に大切なものです。
個人情報が書かれていることになるので、十分注意して管理しましょう。
 
また、そもそも提示されている在留カードが偽造されたものでないかに関しても注意が必要です。
実際に偽造されたものが出回っています。
法務省では偽造されたカードを見抜くためのポイントに関する資料を公開しているので、そういったものも確認してみると良いでしょう。

雇用形態にかかわらず作成する

外国人雇用状況届出書は、どのような雇用形態で採用するにしても必要になるものです。
例えば「正社員ではなく、アルバイトとしての雇用だから出さなくて良い」とは考えないようにしましょう。
 
外国人を採用する際、派遣社員を雇うこともあります。
こういったケースでは、派遣元が届け出を行う形です。
また、直接の雇用契約は結んでいないものの、実質的な雇用関係が認められるような場合でも届け出を行う必要があります。

虚偽の報告は認められない

当然のことではありますが、届け出を行ったとしても、その内容が正しくなければ罰則の対象となります。
特に注意したいのが、提出を忘れてしまった際、帳尻を合わせるために実際とは異なる雇入れ年月日や離職年月日を報告してしまうケースです。
このような状況になってしまった場合は虚偽の報告をするのではなく、管轄のハローワークまで対応を確認してください。

外国人雇用状況届出書提出時の注意点

外国人雇用状況届出書の提出に関する注意もあります。
特に注意しておきたいのは以下の2つです。

提出しないと罰金対象

外国人を雇用する際は何かと行わなければならないことが多いので、うっかり提出を忘れたり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。
ですが、外国人雇用状況の届出は、提出が義務づけられている書類です。
そのため、仮に忘れていたり、提出しなかったりすると罰金が科せられることになります。
忘れずに対応しましょう。
 
提出期限は、雇用保険被保険者となるのか、ならないのかによって異なります。
雇用保険被保険者となる外国人の場合、期限は雇入れの場合は翌月10日までに、離職の場合は翌日から起算して10日以内です。
一方で雇用保険被保険者とならない外国人の場合は、雇入れ、離職の場合ともに翌月末日までと定められています。
それぞれタイミングが異なるので、混同しないようにしましょう。

離職時にも提出が必要

何らかの理由で外国人が離職する場合にも外国人雇用状況の届出が必要です。
雇い入れた際と同様に外国人雇用状況届出書（様式第3号）を使用し、必要な情報を記入して提出しましょう。
 
なお、雇用保険被保険者である外国人が離職する場合は、雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）の提出が求められます。
こちらも在留資格が「外交」「公用」「特別永住者」である場合、提出は不要です。

提出を忘れないように注意が必要

いかがだったでしょうか。
外国人を雇用する場合に確認しておきたい外国人雇用状況届出書について解説しました。
 
概要や作成・提出するにあたりおさえておきたいポイントがご理解いただけたかと思います。
罰則があることから「うっかり忘れていた」「知らなかった」では済まされないので、必ず提出しなければなりません。
 
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