外国人採用の必要書類は？雇用前に確認しておくべきポイントや注意点

自社の人手不足に対応するため外国人の採用を検討しているものの、何となく難しそうと感じている方もいるのではないでしょうか。
実際に必要書類の数は多く、日本人を雇用するのとは採用の流れも異なります。
 
そこで、本記事では「外国人の採用について詳しく知りたい」と考えている方のため、必要書類や採用する前に確認しておきたいポイント、手続きの方法などを紹介します。
この記事を読むことによって何が必要でどういったことに注意すべきかなどがわかるので、ぜひご覧ください。

外国人を採用する前に確認すべきポイント

外国人を採用する前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。
ここでは、特に重要なポイントを3つ解説します。

採用予定職種がどの在留資格に該当するか

まずは自社の採用予定職種がどの在留資格に該当するのか確認しておきましょう。
就労ビザにはさまざまな種類があります。
 
例えば「技術・人文知識・国際業務」の資格では、機械工学などの技術者や通訳、デザイナー、私企業の語学教師、マーケティング業務従事者などの労働が可能です。
在留資格の種類と、その資格で可能な労働内容を確認しておきましょう。

採用予定者が就労ビザ取得の見込みがあるか

外国人が日本で働くには、就労可能な在留資格が必要です。
たとえ、面接の結果素晴らしい人材とめぐり合えたとしても、就労ビザを取得していなければ採用はできません。
 
そのため、面接の前の段階で確認しておかなければならないポイントといえます。
現時点で該当する就労ビザを取得していない場合は、所得の見込みがあるのか確認しておく必要があります。

採用予定者が現在どこで暮らしているか

採用予定者が現時点で国内と国外のどちらにいるのかによっても、必要な手続きは異なります。
国外在住の場合は、入国管理局にて在留資格の申請手続きを行わなければなりません。
 
一方、すでに何らかの在留資格で日本在住の方を採用する場合は、在留資格の延長手続きや、資格の変更手続きが必要です。
 
不法滞在の可能性もゼロではないため、現在の在留資格は在留カードやパスポートなどで確認しておきましょう。
また、留学生を採用する場合は卒業見込みまたは卒業証明書の確認が必要です。

国内にいる外国人を雇用する場合

国内にいる外国人を雇用する場合は、先に現在所持している在留資格の確認が必要です。
在留期間が3ヶ月以下である場合はパスポートで、3ヶ月を超える場合は在留カードで在留資格を確認しておきましょう。
 
万が一、不正労働となってしまった場合は企業側も処罰の対象となるため、必ず確認しておかなければなりません。
なお、通常は就労が認められていない留学などの在留資格であったとしても、資格外活動の許可が降りた場合に限り週28時間以内ならば働くことが可能です。
 
在留資格の変更が必要な場合は、以下の書類を用意し、申請を行いましょう。

外国人本人が用意すべき書類として、学歴を証明するための書類としては卒業証明書や成績証明書などが該当します。
本人の写真は、手続きより3ヶ月以内に撮影された縦4cm×横3cmのものが必要です。
 
会社が用意すべき書類である定款、直近の決算書、雇用契約書はコピーを用意しておきます。
会社案内のパンフレットに関してはWebサイトの写しでも問題ありません。
また、必須ではありませんが、社内の写真もあると良いでしょう。
なお、必要な書類はビザによって異なるので、よく確認が必要です。
 
法務省のホームページより在留資格変更許可申請書のダウンロードが可能です。
在留資格変更許可申請書と必要な書類を用意したら、居住地を管轄している地方出入国在留管理官署か外国人総合インフォメーションセンターで外国人本人が手続きを行いましょう。
 
手続きが完了するまでには、早くて2週間ほどかかります。
タイミングによっては1ヶ月ほどかかってしまうこともあるので、働き始めて欲しいタイミングよりも余裕をもって手続きを済ませておくことが重要です。

国外にいる外国人を雇用する場合

国外にいる外国人を採用する場合は、あらかじめ在留資格認定証明書を申請することになります。
申請のためには、外国人本人と会社でそれぞれ以下の書類を準備しましょう。

外国人本人の写真と、会社が用意すべき書類の詳細は国内在住の場合と同様です。
 
法務省のホームページから在留資格認定証明書交付申請書をダウンロードし、会社側が居住地を管轄する地方出入国管理在留管理官署か外国人総合インフォメーションセンターに申請する形になります。
 
また、2022年3月から在留資格認定証明書を電子メールで受け取ることができるようになりました。
申請もオンラインで行えます。
オンラインではなく窓口で申請を行う場合は、在留資格認定証明書を送付する際に必要な定形封筒に宛先を明記の上、必要な額の郵便切手（簡易書留用）を貼付した返信用封筒を添えるのを忘れないようにしましょう。
 
申請を行ったあと、交付される前に1～3ヶ月ほどの時間がかかります。
無事に交付されたら、それを外国人に送り、外国人本人が証明書とパスポートの写真を現地の日本大使館に持参し、就労ビザを取得する形です。
 
なお、オンラインで在留資格認定証明書の申請を行い電子メールで証明書を受け取った場合は、このメールを外国人本人に転送する形で済みます。
海外輸送の手間や費用、時間を抑えられる方法です。
オンライン申請を行った場合は、入国後の在留手続きもオンラインでの申請が可能になります。

【日本国内の在留外国人向け】入社前に完了すべき書類の手続き

日本国内で暮らしている外国人を採用する場合、現在の在留資格の種類を確認し、行おうとしている業務内容と在留資格が異なる場合は在留資格の変更手続きが必要です。
手続きを行うのは外国人本人ではありますが、会社側で用意しなければならない書類もあります。
 
また、入社前に忘れずに雇用契約書か労働条件通知書を作成し、労働契約を締結しましょう。
これは、内定を出したあとに行います。
作成する際は、外国人が理解できる言語で文章を作成しなければなりません。
 
在留資格を申請する際に必要となる書類なので、早めに着手しておく必要があります。
作成した書類は、外国人本人と会社側でそれぞれ1通ずつ保管しましょう。
 
これらの書類は労働条件などを明確に記載し、お互いに確認しておくことが重要です。
外国人に対してわからないことがないかも確認しておきましょう。
後々のトラブルを回避するためにも必要な書類です。

【海外在住の外国人向け】入社前に完了すべき書類の手続き

海外在住の外国人の場合も、同様に雇用契約書か労働条件通知書を作成し、労働契約を締結する形となります。
また、海外から外国人を招き入れる場合は、基本的に在留資格の申請を行わなければなりません。
 
日本で生活するための住居関連の手続きや、役所での手続きも必要です。
他にも、給料を受け取るために必要な銀行口座の開設、携帯電話の契約なども行うことになります。
これらは外国人本人が行うのは難しいことも多いので、会社としてサポートが求められます。

外国人の入社後に行うこと

外国人の入社後には、行わなければならないことが数多くあります。
必要な手続きなどを忘れないようにしましょう。
ここでは、入社後に何を行えば良いのか解説します。

外国人雇用状況の届出をハローワークへ提出する

外国人を雇用した後は、ハローワークへの届け出が必要です。
雇い入れる際だけではなく、離職の際にも報告が必要になります。
 
採用する方の氏名、在留資格などをハローワークに届け出ます。
この届け出を行うことにより、雇用環境改善のための事業主に対する助言や指導を受けることが可能です。
 
なお、日本国籍を有さず在留資格が「外交」「公用」以外の方が届け出の対象になります。
特別永住者も国内での活動に制限がないことから対象外です。
 
届け出の方法は、雇用保険者の被保険者になるか、ならないかによって異なります。
雇用保険の被保険者になる場合は、雇用保険被保険者資格取得届が必要です。
以下を届け出ましょう。

【届出事項】

雇用保険の適用を受けている事業所を管轄するハローワークに届け出ましょう。
電子申請もできます。
届け出の期限は、翌月10日までです。
 
雇用保険被保険者資格取得届を提出することにより、外国人雇用状況の届出を行った扱いとなります。
 
なお、雇用保険の被保険者とならない場合は、外国人雇用状況届出書を届け出ることになります。
届出事項は以下の通りです。

【届出事項】

こちらは外国人が勤務する店舗や工場といった事業所施設の住所を管轄しているハローワークに届け出ます。
こちらも電子申請が可能です。
翌月末日までに行いましょう。
 
もしも届け出なかったり、虚偽の届け出を行ったりした場合は30万円以下の罰金が科せられることがあるため、注意しなければなりません。

関連記事：特定技能外国人を雇用する場合は保険の加入も必要？任意保険も確認

中長期在留者の受け入れに関する届出を行う

外国人雇用状況の届け出を必要としないケースであっても「中長期在留者の受け入れに関する届出」を行わなければならないことがあります。
なお、こちらは外国人雇用状況の届出を提出していれば不要です。
 
就労資格（芸術、宗教、報道、技能実習、特定技能は除く）を有する中長期在留者に関する届出が必要となるのは、法務省令によって定められている在留資格を有する中長期在留者を受け入れている機関です。
 
受け入れを開始した際と終了した際、14日以内に届け出が必要になります。
なお、届け出を行わなかったとしても刑罰を科せられることはありません。
 
ただ、在留期間の更新などを行う際に、慎重に事実関係の確認が行われることがあります。
届出事項は以下の通りです。

【届出事項】

「その他必要となる届出事項」は、例えば留学の在留資格を有する中長期在留者の受入れを開始した場合だと、中長期在留者の受入れを開始した年月日の記載など、ケースによって異なります。
 
届け出は最寄りの地方出入国在留管理官署への提出、郵送での提出のほか、インターネットによる登録が可能です。
窓口に持参する場合は所属機関職員たる身分を証する文書等の提示が必要になります。
郵送の場合も所属機関職員たる身分を証する文書等の写しを同封しましょう。
 
インターネットによる方法は、24時間365日いつでも出入国在留管理庁電子届出システムを利用して届け出が可能なので便利です。

在留資格を更新する

在留資格の更新が必要になる場合は、忘れずに手続きを行いましょう。
例えば、就労ビザの中でも取得している方が多い「技術・人文知識・国際業務」の場合、有効期限は5年、3年、1年または3ヶ月です。
 
外国人の中には、有効な在留資格を持っているものの更新のタイミングを忘れてしまっていたために有効期限が切れてしまう方も少なくありません。
この状況は不法滞在に該当するため、会社側としても注意が必要です。
 
有効期限が切れる3ヶ月前から申請ができるので、できるだけ早めに行ってもらいましょう。
仮に書類などに不備があった場合は再申請を行わなければならず、さらに時間がかかってしまいます。

雇用契約書を作成する

軽く触れましたが、雇用契約書の作成も必要です。
一般的に雇用契約書は、内定日や入社日に締結する形となるので、用意しておきましょう。
 
外国人労働者と企業の間で特に起こりやすいのが、コミュニケーションがうまくいかなかったことによるトラブルです。
 
例えば、伝えたことが正しく伝わっていなかったためにトラブルが起こることもあります。
外国人の中にはよく理解していなくてもわかったふりをしてしまう方がいるので、注意しましょう。
重要な事柄などはすべて雇用契約書に記載しておくことにより、こういったトラブルが起こりにくくなります。
 
本人は内容をしっかりと理解できることが前提であるため、外国人の母国語で作成しましょう。
日本語が読める方であれば、翻訳したものは必須ではありません。
 
ただし、日本語が話せるからといって読めるとは限らないので、このあたりも注意が必要です。
読めても内容が理解できないケースもあるので、ただ書類を渡して終わりにするのではなく、外国人が理解できるまで説明を行うことも重要といえるでしょう。
 
外国人を採用するにあたり、必ず入れておきたい内容が「停止条件」と呼ばれるものです。
これは、定めていた条件が成立した場合に取り決めていた事柄が有効になる契約のことをいいます。
 
外国人を採用する際は、在留資格を取得できた場合に雇用契約が発効する形にしておかなければなりません。
停止条件を設定しておかないと、仮に在留資格が取得できなかった際でも雇用契約が成立することになってしまいます。
こちらもわかりやすく口頭で説明が必要です。

外国人を雇用する際の注意点

外国人を採用する際は、いくつか注意しておかなければならないポイントがあります。
以下の3つをよく確認しておきましょう。

在留資格で認められていない業務に従事させない

日本人を雇用する場合、本人が同意していればさまざまな仕事を任せることが可能です。
もちろん、特別な免許や資格が必要になるものは対象外ですが、幅広い業務を任せることができます。
 
一方、外国人の場合は取得している在留資格によって認められている業務が限定されているので、注意しましょう。
もしも、認められていない業務を任せてしまった場合は、不法就労や不法就労助長罪などに問われてしまう恐れがあります。
 
これは故意的ではない場合も同様なので、十分注意が必要です。

就労資格証明書の申請期間を把握する

就労資格証明書とは、現在所持している在留資格で認められている活動内容と、行う業務内容が法律の範囲内であるかを証明するためのものです。
必ず取得しなければならないものではありませんが、就労資格証明書が取得できれば、適正な活動内容であると認められていることの証明になります。
 
注意しなければならないのが、申請してから結果が出るまでに1～3ヶ月程度かかることです。
また、もし記入漏れやミスなどによって再申請が必要になってしまった場合、さらに時間がかかることになります。
 
就労資格証明書の結果を受けてから働き始めてもらう予定の企業は注意しましょう。

同一労働同一賃金・最低賃金を順守する

外国人であっても同一労働同一賃金・最低賃金は適用されます。
自社で同様の仕事に就いている日本人と同じか、それ以上の報酬を設定しなければなりません。
 
もし、日本人よりも給与水準を低く設定している場合は在留資格の取得が認められないこともあるため、十分注意が必要です。

必要な手続きは事前に良く確認しておこう

いかがだったでしょうか。
外国人採用で必要となる手続きや、注意しておきたいポイントなどを解説しました。
 
準備すべき書類や手続きの方法などがご理解いただけたかと思います。
準備に時間がかかる書類もあるので、余裕をもって進めておきましょう。
 
外国人採用では専門的な知識も必要となり、自社だけでは対応が難しいこともあります。
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