特定技能外国人の定期面談＆提出書類や実施の流れについて

特定技能外国人の採用を検討している企業様に向けて、定期面談の概要や流れについて解説していきます。
「特定技能外国人を採用したい」と考えても、採用するにはいくつかのルールがあります。

まず、定期的に面談を実施し、その結果を所定の書類にまとめて提出する義務が課されています。
しかし、初めて特定技能外国人を採用するなら、定期面談について疑問を持つ場面もあるかもしれません。

そこで特定技能外国人の定期面談について、概要や流れ、提出すべき必要書類などについて解説します。
参考にしていただければ、採用後にどのような流れで面談を行っていくべきかおわかりいただけるはずです。

特定技能外国人の定期面談とは

特定技能外国人の定期面談とは、定期届出の提出を伴う3ヶ月に1回の面談のことです。
1号特定技能外国人を受け入れている所属機関において、2024年1月1日より義務化されました。

面談では1号特定技能外国人が適切な環境にて働けているのかを確認し、もし問題があれば解決のための策を練ります。
面談はおよそ3ヶ月に1回行われますが、面談後の届出のタイミングは期間ごとに次のように決まっています。

【特定技能外国人の定期面談の提出タイミング】
 四半期に１回、当該四半期の翌四半期の初日から１４日以内
 なお、四半期は次のように定められています。
 (1) 第１四半期 : １月１日から３月３１日まで
 (2) 第２四半期 : ４月１日から６月３０日まで
 (3) 第３四半期 : ７月１日から９月３０日まで
 (4) 第４四半期 : １０月１日から１２月３１日まで

出典：法務省：特定技能所属機関による支援実施状況に係る届出

上記のタイミングに間に合うように、直接面談を行わなければなりません。
しかし、これまでは対面で直接対話することが求められていた定期面談ですが、令和7年4月1日から一定のルール内であれば、オンライン面談が実施可能となりました。
 
参考：出入国在留管理庁：特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント（令和７年４月１日改正予定）

面談で相談や苦情があったなら、相談記録書を作成し、期間内に提出することが求められます。
特定技能外国人の定期面談とは、特定技能外国人が快適な環境で働けているかを確認するための面談です。

定期面談のルール

定期面談には次のような3つのルールがあります。

【定期面談のルール】

特定技能外国人への定期面談は、まず対象となる外国人が理解できる言語で行われなければなりません。
日本語への理解が深い外国人であれば日本語で問題ないでしょう。

しかし、日本語が理解できない場合は、出身国の言語で面談できるよう通訳の配置が必要となります。
外国人の言語の理解度を考慮して、一人ひとりに対して配慮しながら面談を行ってください。
また、必要であれば、日本での生活や防災・防犯・緊急対応についての情報などを提供することも必要です。

面談者は、中立的な立場で面談を実施し、外国人が日本で支障なく生活・就労できるよう配慮することが求められます。

また、先述したように令和7年4月1日からオンラインでの面談も可能となりました。
オンライン面談を実施する場合は次のようなルールがあります。
 
【オンライン面談のルール】

 
参考：出入国在留管理庁：特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント（令和７年４月１日改正予定）

特定技能外国人の定期面談で確認すること

特定技能外国人の定期面談を実施する際には、確認すべき事項があります。
次の5つの事項は、特定技能外国人の生活や労働に直接的な影響を与えることであるため、面談にて確認することが求められます。

1．業務内容に関する事項

まずは業務内容に関する事項についてです。
中には雇用契約とは違う業務を行っていたり、安全衛生に配慮しない環境で働いていたりするケースも見受けられます。
次の項目について守られているか、面談で確認しておきましょう。

【確認事項】

特定技能外国人が日本で働くためには、上記の3項目が守られている必要があります。
面談において必ず確認すべき事項となります。

2．待遇に関する事項

続いて確認したいことは、待遇に関する事項です。
外国人労働者であることを理由として、適切な待遇が受けられないケースもあるでしょう。
次のようなことを中心に、適切な労働環境が守られているか確認してください。

【確認事項】

特定技能外国人の労働環境を守るためには、契約通りの条件で雇用されているかどうか配慮しなければなりません。
たとえば賃金や労働時間、休日は、契約どおりに守られているでしょうか？
もし食費や居住費についての取り決めがなされていた場合は、合意に基づいたとおりに運営されているかも確認してください。

特定技能外国人の休暇には、一時帰国休暇が含まれていることも少なくありません。
もし一時帰国するための休暇が認められていないようであれば、定期面談で取り上げるべき問題となります。
また支援計画に準拠した支援を受けられていない場合も同様です。
定期面談では、適切な待遇が確保されているかを確認することが重要です。

関連記事：外国人労働者に与える有給休暇の基準と与えることのメリットについて

3．保護に関する事項

次のような保護に関する事項も必ず確認してください。

【確認事項】

企業によって暴力や脅迫、不当な財産や旅券、在留カードの管理を求められる特定技能外国人も少なくありません。
「技能実習制度及び特定技能制度の在り方に関する有識者会議」では、外国人の人権保護に注力すべきとされています。

外国人の人権を守ること、労働者としての権利を高めることは、日本が外国人材に選ばれる国になるための目標のひとつです。
不当な扱いを受けていないか、人権が守られているかを丁寧に確認することが求められます。

参考：法務所：特定技能所属機関による支援実施状況に係る届出

4．生活に関する事項

生活に関する内容も面談で必ず確認する必要があります。

【確認事項】

外国から日本に訪れて働いている特定技能外国人に対して、日本での生活で困ったことがないかを確認する事項です。
住居や日常生活での問題は、面談がなければ解決しにくい問題かもしれません。
ゴミ捨てや公共料金の支払いなど、生活に根付いたところで困っている外国人もいるでしょう。
また、心身の健康に異常がないかを確認することも、特定技能外国人への面談での重要な要素となります。
健康状態に問題がないか、ストレスやハラスメントによって精神的な負担が生じていないかを確認してください。
安定した生活が送れなければ、特定技能外国人として継続して働くことが困難になります。
小さな悩みであっても、必要に応じて助言や支援を行うことが重要です。

5．そのほかの事項

特定技能外国人がより快適に働ける環境を整えるために確認しておくべき内容です。

【確認事項

言語や風習、文化の違いによって、コミュニケーションや意思疎通の問題が起きていないか確認することも重要です。
不法就労者が働いていることは法律違反となるため、面談時には毎回確認する必要があります。定期面談では、これらの項目を確実に確認しましょう。

定期面談で違反行為が発覚した際の対応

定期面談で特定技能外国人への違反行為が発覚した場合、労働基準監督署もしくは関係行政機関に通報してください。
支援責任者には行政機関への通報や通告が義務付けられています。
報告書には、上記3項目の内容と対応状況を整理して記載する必要があります。

上記の対応について、もし不十分であると感じられたなら、不十分である旨も記載しておくようにしましょう。
もし違反行為が発覚したなら、報告書に上記3つの項目をまとめ、適切な対応をはかるようにしてください。

定期届出を提出するまでの流れ

特定技能外国人との定期面談を行ったら、四半期に一度、入国管理局に定期届出を提出しなければなりません。
提出を怠った場合には、特定技能外国人の受け入れが停止される可能性があります。
定期面談をするのであれば、定期面談後の届出提出に向けた手順も、事前に把握しておくことが重要です。

STEP1：定期面談を行う

まずは定期面談を行います。
1人につき、以下の2種類の面談を実施する必要があります。

別々に面談を実施し、それぞれの立場から意見を聞き取ることが重要です。

STEP2：必要書類を用意する

定期面談が終わったら、必要書類を用意しましょう。
提出する書類は次のとおりです。

【提出が必要となる書類】

• 受入れ状況・報酬の支払状況
• 受入れ・活動状況に係る届出書
• 支援実施状況に係る届出書
• 本人分の賃金台帳
• 相談記録書
• 定期面談報告書

定期面談終了後は、上記の書類を作成し、速やかに提出準備を進める必要があります。

STEP3：管轄の地方出入国在留管理局・支局に提出する

必要書類の準備が終わったら、地域を管轄する地方出入国在留管理局・支局に提出します。
提出先は都道府県によって異なるため、あらかじめ管轄地域を確認する必要があります。
窓口での提出もできますが、書類の郵送でも提出とみなされます。

特定技能外国人の定期面談はルールを把握して正しく

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、特定技能外国人の定期面談についてご理解いただけたと思います。
定期面談は四半期に一度義務付けられているもので、終わった後は書類を作成して提出しなければなりません。

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特定技能外国人の定期面談や書類の作成・提出にも対応しておりますので、採用を検討している企業様のお役に立てるはずです。